L’ UNESCO recrute ASSISTANT / E ADMINISTRATIF / VE

Numéro du poste : 6CIADM705RP
Classe : G-4
Secteur de tutelle : Field Office
Lieu d’affectation: Abidjan
Famille d’emplois: Administration
Type de contrat : Engagement de durée définie
Durée du contrat : 2 ans, renouvelable
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 08-OCT-2023

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seul(e)s les candidat(e)s détenant un permis légal pour travailler en  Côte d’Ivoire peuvent postuler

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité du Chef du Bureau de l’UNESCO à Abidjan et sous la supervision directe de l’Administrateur/trice Principal/e, le/la titulaire du poste apporte un support à l’Unité Administrative dans les domaines de l’administration générale, les ressources humaines, la logistique et les finances. En sa qualité de membre effectif de l’Unité Administrative du bureau de l’UNESCO à Abidjan, le/la titulaire du poste est directement impliqué/e dans la mise en oeuvre au quotidien des programmes et projets d’un point de vue administratif, dans le respect des règles et des procédures en vigueur. Le/la titulaire apporte un support clé dans la planification,  l’exécution, le contrôle, la tenue à jour de l’information administrative et financière, la préparation des rapports, la gestion documentaire et la rédaction des correspondances.

Ressources Humaines 

Assister l’Administrateur/trice Principal/e à travers les tâches suivantes:

• Suivi des contrats du personnel (renouvellement éventuel) et du planning prospectif des besoins en ressources humaines;
• Aider à la préparation du plan annuel ou biannuel (incluant une budgétisation) des besoins en formation pour l’ensemble du personnel du bureau Enregistrer et assurer un suivi méticuleux de chaque avis de vacance de poste dans la plate-forme de recrutement SuccessFactors;
• Créer et modifier dans IRIS (extension, séparation, etc.) tous les contrats en faveur du personnel sous contrat SC (Service Contract), des stagiaires et des Volontaires UN;
• Assister les membres du personnel et leurs dépendants dans les procédures d’obtention de visas, cartes d’identités, permis de conduire et tout autre document admininstratif exigible par le pays hôte;
• Procéder à tous les arrangements administratifs requis (incluant les procédures douanières) pour l’expédition, la réception des effets du personnel international en fonction, à l’arrivée comme au départ.

Logistique

• Procéder à tous les arrangements administratifs requis (incluant les procédures douanières) pour l’expédition et la réception des équipements acquis par le bureau dans le cadre de la mise en oeuvre de ses programmes et projets. Pour toutes les opérations d’achats de biens et services, procéder à la vérification des dossiers (bons de commande, contrats, offres, bons de livraisons, etc.) et des biens acquis en s’assurant de la conformité et de la complétude par rapport aux exigences des procédures administratives en matière d’achats;
• Assurer le suivi de la bonne mise en oeuvre des différents contrats liés à la maintenance et la sécurité du bureau (gardiennage, nettoyage, vidéosurveillance, etc.) et la gestion des stocks (carburant, fournitures de bureau, trousses médicales, etc.);
• Veiller à la mise à jour en temps réel du Livre d’Inventaire du bureau et coordonner le contrôle physique annuel de l’ensemble des équipements avant la transmission à l’Unité des rapports financiers et de la Comptabilité au Siège de l’UNESCO;
• Contribuer à l’élaboration du plan annuel d’achat des équipements;
• Agir en tant que certifying officer dans le processus de préparation des missions de service pour l’ensemble du personnel du bureau (certifier la demande de voyage, valider l’achat des billets d’avion et les ordres de mission en veillant aux aspects sécuritaires, etc.).

Administration

• Agir en qualité de point focal du bureau auprès des différents services de l’Administration Publique du pays hôte pour toutes les démarches administratives (procédures d’immatriculation, d’exonération, d’autorisation, etc);
• Rédaction des correspondances, notes verbales, comptes rendus et PV des réunions émanant de l’Unité Administrative du bureau.

Finances et budget

• Procéder à l’enregistrement comptable des factures et paiements  dans l’outil de gestion IRIS en veillant à la conformité des transactions;
• Assister à la préparation des différents rapports financiers à produire par l’Unité Administrative sur les programmes et les projets extrabudgétaires à travers les différents outils de gestion (IRIS, etc.);
• Procéder à l’enregistrement de données, savoir identifier les anomalies et apporter des corrections non-complexes dans le système (IRIS, etc.).

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

EDUCATION

• Diplôme d’études secondaires techniques ou professionnelles dans le domaine du secrétariat, comptabilité, ressources humaines, soutien administratif ou tout autre domaine connexe.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

• Minimum 3 (trois) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l’administration ou tout autre domaine d’expertise lié au poste.

SAVOIR-FAIRE ET COMPETENCES

• Excellent sens de l’analyse et du contrôle;
• Capacité rédactionnelle d’un très bon niveau (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision);
• Sens de la confidentialité, discrétion, fiabiité professionnelle et facilité à travailler dans un environnement multiculturel;
• Très bonne connaissance des outils informatiques standard (Word, Excel, Powerpoint, etc.);
• Sens aigu de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités.

LANGUES

• Excellente maîtrise du français (parlé, lu et écrit) et bonne connaissance de l’anglais.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

EDUCATION

• Formation/certification dans le domaine de l’administration, secrétariat/soutien administratif.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE 

• Expérience professionnelle pertinente dans une unité administrative;
• Expérience professionnelle dans une agence du Système des Nations Unies ou une autre structure ou organisation internationale.

SAVOIR-FAIRE ET COMPETENCES

• Connaissance des logiciels de gestion de type ERP (SAP, etc.)

SALAIRES ET INDEMNITES

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Le salaire annuel de départ approximatif pour ce poste est de 10 943 000 (Francs CFA)

Pour plus d’informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre  Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

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