RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

TERMES DE RÉFÉRENCE

Intitulé du poste : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Lieu : Abidjan, Côte d’Ivoire (avec possibilité de missions sur le terrain)

Temps de travail : Temps plein (100 %)

Contexte et justification

Coginta est une ONG suisse, reconnue d’utilité publique, qui œuvre en faveur du développement économique et social en abordant les causes structurelles de l’instabilité, de la pauvreté et de l’exclusion. ​Son action s’inscrit à l’intersection de la sécurité humaine, de la justice, de la prévention des conflits et de la gouvernance des ressources naturelles, en reconnaissant que ces dimensions sont étroitement liées et essentielles à la stabilité et à la cohésion du corps social.​

Coginta prévoit la mise en œuvre de nouveaux projets dans le nord de la Côte d’Ivoire, axés sur le développement local inclusif, la gouvernance judiciaire et sécuritaire, une meilleure gouvernance de l’exploitation minière artisanale et à petite échelle (EMAPE) et le renforcement de la prévention des conflits et de la cohésion sociale.

Afin de garantir un recrutement en temps opportun et la préparation des projets, Coginta lance le processus de recrutement d’un responsable administratif et financier pour gérer les initiatives en préparation.

Principales responsabilités

Le/La responsable administratif et financier est chargé(e) de la gestion globale des finances, de l’administration, des services généraux et des ressources humaines pour la représentation dans le cadre de l’exécution des projets prévus en Côte d’Ivoire. Il/Elle veille au respect des procédures des bailleurs de fonds et de Coginta, ainsi que des exigences légales ivoiriennes. Il/Elle appuie le/la responsable des opérations et le/la chef de projet/directeur(trice) pays dans leur prise de décision en leur fournissant des informations financières et administratives précises.

Le responsable administratif et financier supervise l’assistant comptable et l’assistant logistique/administratif, assurant ainsi une coordination fluide des fonctions de soutien au projet.

Gestion financière

• Assurer une comptabilité générale et analytique rigoureuse dans le respect de la norme SYCEBNL OHADA sur la base de rapprochements réguliers et de clôtures mensuelles des comptes.
• Préparer, consolider et soumettre les rapports financiers conformément aux exigences des donateurs/bailleurs et de Coginta.
• Élaborer et suivre les budgets des activités, en veillant à la bonne allocation et à l’utilisation des fonds.
• Valider et autoriser les paiements, en s’assurant de leur exhaustivité et de leur conformité avec les pièces justificatives dans le respect des procédures établies de Coginta en supervision des tâches confiées à l’assistant comptable.
• Mettre en place des contrôles internes rigoureux y compris la paie, la petite caisse et les déboursements et proposer des améliorations le cas échéant.
• Préparer la documentation financière pour les audits externes, les vérifications des donateurs/bailleurs et les contrôles internes du siège.

Administration et ressources humaines

• Gérer les contrats et la documentation RH du personnel national, conformément au droit du travail de la Côte d’Ivoire et aux procédures des bailleurs de fonds et de Coginta.
• Contrôler les présences du personnel, les demandes de congés et les feuilles de temps, les fiches de paie.
• Soutenir les processus de recrutement et garantir des pratiques RH transparentes.
• Veiller au respect des obligations fiscales et de sécurité sociale.
• Tenir à jour les dossiers et les archives des documents administratifs et RH.

Approvisionnement et logistique

• Organiser et gérer les processus d’approvisionnement, en veillant au respect des règles d’approvisionnement des donateurs et de Coginta.
• Valider les demandes d’achat, gérer les relations avec les fournisseurs et superviser les processus d’appel d’offres le cas échéant.
• Superviser l’assistant logistique/administratif dans l’organisation de l’espace de bureau, des fournitures et du matériel.
• Tenir à jour l’inventaire et assurer une gestion adéquate des actifs (codage, suivi, élimination le cas échéant).
• Superviser la logistique des ateliers, des missions et des visites des donateurs et des partenaires.
• Superviser l’utilisation des véhicules (carnets de bord, consommation de carburant, programmes d’entretien) et le respect des normes de sécurité par les conducteurs.

Rapports et conformité

• Assurer des mises à jour régulières sur les aspects financiers et administratifs auprès du chef de projet.
• Appuyer la préparation des rapports aux donateurs, y compris les sections narratives sur les finances et l’administration, le cas échéant.
• Surveiller la conformité aux politiques de Coginta et des donateurs en matière de finances, de ressources humaines et d’approvisionnement.
• Identifier les risques ou les blocages et proposer des solutions pratiques.

Leadership et coordination

• Superviser, encadrer et évaluer l’assistant comptable et l’assistant logistique/administratif.
• Favoriser la collaboration entre les équipes financières, administratives et de programme.
• Assurer une communication transparente avec le département des finances et de l’administration du siège à Genève.
• Participer aux réunions d’équipe et contribuer à la résolution des problèmes et à la planification.

Autre

• Accomplir toute autre tâche compatible avec le rôle et nécessaire à la bonne mise en œuvre de l’action.

Profil recherché

Qualifications et formation

• Diplôme de licence ou de master en finance, comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Les certifications professionnelles pertinentes (par exemple ACCA, CIMA, CPA) sont un atout.

Expérience professionnelle

• Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans les domaines de la finance et de l’administration, de préférence au sein d’ONG ou d’organisations internationales en gestion de contrats de subventions et de micro subventions.
• Expérience en matière de supervision de petites équipes administratives/financières.
• Une connaissance avérée des procédures relatives aux projets financés par des donateurs constitue un atout majeur (notamment Union européenne, mais aussi Département d’Etat américain, Banque mondiale…)

Compétences techniques (Savoir-faire)

• Solides connaissances des processus de gestion financière et administrative.
• Solide maîtrise des procédures d’approvisionnement et de logistique.
• Maîtrise de la suite MS Office (Excel en particulier) et des logiciels de comptabilité, notamment ODOO.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de tenue de dossiers.
• Solides compétences en communication, en rédaction de rapports et en analyse.
• Maîtrise du français.

Compétences personnelles et interpersonnelles (Savoir-être)

• Rigueur, autonomie et courtoisie.
• Solides compétences en leadership et en gestion d’équipe.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
• Conduite éthique et intégrité conformes aux normes professionnelles et organisationnelles.
• Esprit d’initiative, aptitude à résoudre les problèmes et capacité à proposer des solutions.
• Diplomatie, sens du service et capacité à établir des relations solides avec les partenaires et les collègues.

Conditions

Statut : Contrat à durée déterminée

Durée du contrat : 12 mois renouvelable

Lieu de travail : Abidjan.

Le budget mensuel pour ce poste est dans l’ordre de 1.200.000 à 1.500.000 XOF.

Supérieur hiérarchique direct : Chef de projet

Encadrement : 2 assistants

Date de début : date indicative du 1^er juillet 2026 (sous réserve de la contractualisation du projet)

Documents à envoyer : CV + lettre de motivation à recrutements@coginta.org (Indiquer dans l’objet du courriel : RAF – Côte d’Ivoire)

Date limite de candidature : 17 mai 2026