PATHFINDER recrute ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Description du poste
Pathfinder International est une ONG internationale à but non lucratif fondée en 1957, dont le siège social se trouve à Boston aux USA. Elle intervient dans plusieurs pays à travers le monde et a pour mission la défense des droits sexuels et reproductifs des communautés. Les principaux domaines d’intervention de Pathfinder sont entre autres la planification familiale, la santé maternelle et néonatale, les soins d’avortement sans risque, le VIH/SIDA, l’équité du genre et autonomisation des femmes et des filles.
Pathfinder International intervient en Côte d’Ivoire depuis novembre 2016 à travers plusieurs projets.
Dans ce cadre, Pathfinder est à la recherche de (01) Assistant(e) Administratif(ve)/Coordinateur(trice) d’Unité d’Opération, pour son bureau d’Abidjan.

Résumé : Fournit une variété de services de soutien administratif afin de promouvoir la prestation efficace de services pour le personnel du secteur fonctionnel. Maintien des normes élevées de professionnalisme, d’efficacité, de communication personnelle, de discrétion et de jugement indépendant dans la coordination et la programmation d’activités, l’archivage, la préparation de documents et les activités des secteurs fonctionnels. Gère un large éventail de questions très sensibles dans le respect des délais.

Résultats attendus de la Fonction :
1. Programmation d’Activités : Gère et tient les calendriers. Planifie et coordonne les événements spéciaux tels que les réunions hebdomadaires/mensuelles de département et à l’échelle de toute l’organisation. Organise les voyages et réunions domestiques et internationaux en élaborant des itinéraires et agendas, en prenant des dispositions concernant les moyens de transport et l’hébergement pour le personnel du secteur fonctionnel.
2. Préparation de la Documentation : Prépare et traite les textes des correspondances, communications et présentations PowerPoint. Rédige les versions préliminaires et développe les formats des communications et rapports départementaux.
3. Enregistrement des factures dans le logiciel comptable et gestion de la petite caisse.
4. Communication : Communique et gère les appels entrants et sortants au nom du superviseur direct. Sert de premier point de contact du secteur fonctionnel pour les parties prenantes internes et externes.
5. Traitement, Archivage et Audit : Dispose et tient les dossiers et formulaires en conformité avec les directives légales. Traite les factures du secteur fonctionnel pour soumission au département Finance pour paiement. Participe aux audits de conformité.
6. Expert en la Matière. Agit comme expert des systèmes du secteur fonctionnel.
7. Gestion du Projet et Participation: Dirige, gère ou participe aux équipes de projet interfonctionnelles.

Compétences Minimales Requises Spécifiques au Poste :
• Organisation, Planification et multitâches : Compétences avancées en organisation et planification, et gestion de projet. Capacité avérée à fixer des priorités, à respecter les délais et à effectuer plusieurs tâches à la fois sous supervision minimale. Capacité avérée à coordonner des activités.
• Rédaction et Traitement de Texte : Aptitude à composer et à traiter des correspondances, des rapports et des documents en général.
• Gestion financière et suivi des dépenses.
• Classement et Tenue de Documents : capacité à classer et à tenir des dossiers.
• Expertise en Systèmes du Secteur Fonctionnel : Connaissance avancée des systèmes fonctionnels

Compétences Organisationnelles Minimales Requises:
• Logiciels : Connaissance Avancée des produits Microsoft, y compris MS Word, PowerPoint, Excel, Access, Outlook. Connaissance Avancée du logiciel spécifique au secteur fonctionnel.
• Planification et gestion de Projet: Aptitude à planifier et gérer des initiatives inter-fonctionnelles.
• Analyse et jugement judicieux : Compétences avancées en analyse et en dépannage. Capacité à effectuer des jugements judicieux. Capacité à améliorer les processus, promouvoir l’excellence et faire preuve de justesse et de rigueur.
• Langues: Capacité avérée à écrire et à parler l’anglais et une langue locale au moins.
• Communication : Compétences Avancées en communication orale et écrite à l’aide de diverses formes de médias. Aptitude à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des clients culturellement et linguistiquement divers.
• Santé et Droits Sexuels et Reproductifs : Connaissance de base des principes, pratiques et services de planification familiale et de santé reproductive, y compris les stratégies et indicateurs de programmes. Connaissance de base de la fonction de l’unité opérationnelle assignée et des livrables soutenant la santé et les droits sexuels et reproductifs.
• Passion pour les Services de Santé Sexuelle et Reproductive: Engagement manifeste en faveur des services de planification familiale et de santé reproductive, des services liés au genre, à la santé maternelle et infantile, et de l’éradication des pratiques traditionnelles néfastes.
• Qualités d’Influence et de Service-Clientèle : Capacité avérée à influencer en utilisant des qualités diplomatiques avec les parties prenantes clés. Qualités avérées en matière de service à la Clientèle
• Autogestion et Travail en Équipe : Capacité à travailler de manière autonome ou en tant que membre d’équipe, capacité à être axé sur les détails et à toujours faire preuve de justesse, capacité à gérer efficacement le stress dans un environnement dynamique et aptitude à apprendre rapidement de nouveaux systèmes, processus et procédures et à adapter les pratiques locales aux normes universelles
• Gestion Matricielle : Capacité à prospérer au sein d’une organisation matricielle.

• Confidentialité : Aptitude avérée à garder confidentielles les questions liées au travail
• – Sens de l’organisation
• – Fiabilité, ponctualité
• – Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et preuve de réserve nécessaires à l’exercice de la fonction
• – Bon relationnel
• – Disponibilité et discrétion

Profil du poste

Éducation, Formation et Expérience Requises :
• Titulaire d’un BTS ou d’une licence en gestion (comptable, financière, …) ou tout diplôme équivalent.
• Licence, ou une combinaison d’études et d’expériences qui donne les compétences requises
• 4 années d’expérience significative, y compris l’expérience en gestion administrative
• Préférence : Expérience au sein des organisations à but non lucratif.

Autres informations:
• Exigence de voyage (10% ou moins)
• Utilise un téléphone cellulaire et un téléphone de bureau ; ordinateur portable ou ordinateur de bureau

Dossiers de candidature
Date limite de dépôt des candidatures : MERCREDI 15/06/2022
Les personnes intéressées sont priées de postuler en envoyant leur curriculum vitae et lettre de motivation à l’adresse électronique suivant tout en mentionnant le titre du poste pour lequel elles postulent : CotedivoireJobs@pathfinder.org
Prière inscrire les coordonnées des références professionnelles dans le CV.