GIZ recrute RECEPTIONNISTE

Description du poste – RECEPTIONNISTE
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
 Accueillir et d’identifier les intervenants extérieurs (clients, visiteurs, coursiers),
 Gérer l’accès et les badges d’entrée,
 Filtrer les appels,
 Transmettre les communications ou mettre en attente,
 Prendre des messages,
 Renseigner toute personne qui le souhaite sur les projets,
 Assurer de petits travaux de secrétariat, tels que l’affranchissement du courrier, la réception et la distribution de fax et du courrier, la préparation des salles de réunion, la prise de rendez-vous, le rangement de documents administratifs.
 Assurer le renouvellement de stock des boissons et des produits d’entretien

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :
B. Attributions
1. Accueil et réception
Le/la titulaire du poste
 Répondre au téléphone, transmettre, reprendre ou traiter les appels et les messages
 Établir des notes concernant tous les appels qui n’ont pu être traités directement par les collaborateurs ou les collaboratrices concerné(e)s, leur indiquer l’identité de l’appelant, l’heure et le contenu de l’appel
 Utiliser le répondeur téléphonique (le mettre en service et l’arrêter à l’heure prescrite, vérifier son bon fonctionnement, consulter les messages)
 S’occuper selon une procédure de routine du courrier entrant et du courrier sortant, y compris les télécopies, les messages électroniques, les paquets et les messages à délivrer personnellement
 Désigner un(e) remplaçant(e) dès qu’il/elle quitte la réception

2. Tâches et services de bureau
Le/la titulaire du poste
 Enregistrer / consigner quotidiennement le courrier, les télécopies, les messages électroniques entrants et sortants
 Trier et distribuer les messages électroniques et les télécopies, ainsi que les autres documents officiels entrants
 S’occuper de diriger / réceptionner les documents ou paquets destinés au bureau, aux services gouvernementaux, ambassades, etc. ou en arrivant, et en assumer la responsabilité
 Veiller à la disponibilité de magazines

3. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
 Gestion du stock du matériel bureautique de la commande à la livraison. Enregistrer les entrées et sorties. Assurer le suivi des commandes du matériel bureautique et consommables des projets.
 Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur

Profil du poste

C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
 BAC+2/3 Licence en secrétariat ; communication ; administration ou formation similaire.

Expérience professionnelle
 Au moins 2 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire

Autres qualifications
 Bonne connaissance pratique de l’utilisation des moyens de télécommunication modernes (téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) et des logiciels correspondants (telles que Outlook)
 Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques (telles que MS-Office)
 Très bonnes connaissances en français, allemand et/ou anglais et bonnes aptitudes relationnelles
 Discrétion, disponibilité, courtoisie et bonne organisation

Dossiers de candidature

Vous êtes invités à présenter votre dossier au plus tard le 27 mars 2022
au cas où votre profil répond aux exigences du poste.

Le dossier contenant :
– Le Curriculum Vitae et la lettre de motivation
– Les copies de vos diplômes (obligatoires)
– Les références des emplois antérieurs et
– Les PRETENTIONS SALARIALES EN BRUTS

est à déposer physiquement sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire AVEC LA MENTION ” RECEPTIONNISTE ”
Les candidat(e)s peuvent également envoyer leur dossier par courriel à l’adresse électronique suivante AVEC EN OBJET “RECEPTIONNISTE” :
recrutement-cote-ivoire@giz.de
Les candidatures féminines sont vivement recommandées

Meilleures salutations