Description du poste
Poste : Chargé.e de dossiers comptables (Assistant.e administratif.ve et comptable)
CDD 1 an / Abidjan
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
• Services de secrétariat,
• Tenir la caisse du projet, effectuer les opérations quotidiennes et documenter les mouvements conformément aux procédures GIZ
• Classer les documents comptables et les documents du projet dans des dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ
• Appuyer les experts nationaux et internationaux
• Informer son supérieur hiérarchique en cas d’anomalie constatée
• Apporter un appui technique aux collègues du projet
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :
B. Attributions
1. Services de secrétariat
Le/la titulaire du poste
Répond au téléphone, traite, reprend ou transfère les appels et les messages
Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
Assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau GIZ
Enregistre et actualise tous les contacts du projet dans la liste de contact d’Outlook
Enregistre et gère les listes de contacts des partenaires de PRO-PLANTEURS
Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manière confidentielle et intègre, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances
Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins
Prend des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence
Appui à la programmation des visites (planning des déplacements, organisation du transport des visiteurs/visiteuses)
Prête assistance pour l’organisation d’évènements (documentation de réunions/ateliers séminaires internes et externes au projet
2. Tâches d’organisation et d’administration
Suivi administratif des contrats
Gestion des équipements (inventaire, onsite Asset)
Suivi des achats et de la remise du matériel selon les règles de la GIZ en collaboration avec le service « achat et logistique » du bureau GIZ
Traitement de frais de mission et leurs décomptes en collaboration avec la gestionnaire de contrats
Organisation et coordination du travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec lui ;
Suivi des carnets de bord des véhicules du projet et des consommations carburantes
3. Tâches de suivi des moyens financiers
Préparer le budget mensuel de fonctionnement en collaboration avec le supérieur hiérarchique
Veiller aux procédures financières des différentes conventions et contrats établies en faveur des partenaires
Contrôler la validité de toutes les pièces comptables parvenues
Préparation bimensuelle des pièces justificatives avant l’envoi au bureau pour la saisie à la comptabilité
Préparation des pièces justificatives avant la saisie comptable
Tenue de la caisse selon les règles GIZ
4. Autres tâches
Assurer toute autre tâche de secrétariat qui serait demandée
Profil du poste
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
BAC +3 gestion administrative et/ou comptabilité ou, certificat / diplôme similaire
Expérience professionnelle et compétence
au moins trois ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants : téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Outlook, PowerPoint)
très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) de la langue française; connaissance en ANGLAIS serait un atout
excellentes capacités de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion
Autres compétences
Connaissance technique sur le développement des coopératives (serait un atout)
Apporter un appui technique aux collègues pendant les périodes de surcharge de travail sur le terrain
Participer à des activités terrains
Elaborer des questionnaires pour des enquêtes terrain
Collecter des données sur le terrain
Participer à des missions sur le terrain dans les localités du projet.
Dossiers de candidature
Vous êtes invité.e à nous faire parvenir votre dossier de candidature au plus tard le 12 janvier 2024 au cas où votre profil répondrait aux exigences du poste.
Le dossier de candidature doit impérativement (OBLIGATOIRE) contenir :
– Le Curriculum Vitae et la lettre de motivation
– La copie de vos diplômes
– Les références des emplois antérieurs et
– Les Prétentions salariales en BRUT (pour le candidats externes)
Les candidat.e.s peuvent envoyer leur dossier par courriel à l’adresse électronique
ci-dessous avec en OBJET : « PROPLANTEURS / Chargé.e de dossiers comptables »
recrutement-cote-ivoire@giz.de
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