ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste – ASSISTANTE DE DIRECTION
MISSION
Vous aurez pour mission principale d’assister le Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction
afin d’être plus efficace dans sa gestion au quotidien, d’assurer l’interface entre tous les interlocuteurs
internes et externes avec le Directeur Général. A ce titre, vous aurez pour :

ACTIVITES PRINCIPALES
o Assurer la gestion administrative
• Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Directeur Général
• Accueillir, informer et diriger les visiteurs ;
• Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au
directeur général

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques à transmettre au directeur général ;
• Organiser l’agenda en prenant les rendez-vous ;
• Organiser les voyages et déplacements du Directeur Général en faisant les demandes de visas,
réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des
livraisons ;
• Gérer le stock mis à disposition ;
• Faire un suivi des dossiers dont il ou elle a connaissance ;
• Veiller à l’entretien journalier des locaux de la direction générale.

o Organiser les réunions de la direction
• Apprêter la salle pour les tenues de réunions ;
• Convoquer par mail ou par voie téléphonique les différents participants
• Mettre à la disposition des participants le matériel nécessaire à la tenue de la réunion ;
• Participer si possible à certaines réunions ;
• Rédiger et mettre à disposition des participants les PV.

o Assurer la gestion des courriers arrivée
• Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ;
• Effectuer le tri et transmettre au directeur général les courriers essentiels ;
• Effectuer l’archivage des courriers ;
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité.
o Gérer la communication interne de la direction générale
• Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions
• Gérer l’interface avec les collaborateurs du directeur général.
o Coordonner les activités des agents placés sous sa responsabilité
• chauffeurs, technicien de surface

Profil du poste
BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations),
la licence droit ou économie, le master pro Gestion.
o Compétences techniques
• Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint,
Internet et e-mails ;
• Maitriser des outils informatiques (Tableur, logiciel de paie) ;
• Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Bonnes capacités rédactionnelles ;
• Connaissance des techniques de numérisation des documents.

o Aptitudes et traits caractériels
• Capacité de restitution, d’écoute, d’analyse, de synthèse ;
• Accueillante ;
• Avoir le sens des priorités ;
• Faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au
stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation ;
• Sens de la discrétion et de la confidentialité, Ouverture d’esprit, sens de la diplomatie ;
• Rigueur, Aisance relationnelle ;
• Polyvalence, réactivité et adaptabilité.

Dossiers de candidature
Curriculum Vitae (CV)+Lettre de motivation + Prétention salariale
Postulez en ligne : mhd.hsd-melt.com
Contactez-nous : contact.abidjan@hsd-melt.com