Assistante de Direction

Description du poste – Assistante de Direction

Organiser, planifier et exécuter efficacement toutes les tâches de secrétariat et les tâches administratives, dans les délais requis, tout en observant la discrétion exigée, pour décharger et assister au mieux le Directeur Général, dans l’exécution de sa mission pour le bon fonctionnement de la Direction ;
– Assister le Directeur Général dans le suivi des activités confiées entités opérationnelles de la SGO ;
– Assister le Directeur Général dans le suivi des activités de RH et participer à l’amélioration du cadre de travail

• Réceptionner, vérifier, classer et transmettre les documents au Directeur dans les délais requis afin d’éviter toute perte pouvant entraîner des préjudices à l’entreprise ;
• Gérer et planifier les rendez-vous du Directeur afin de faciliter leur travail pour la satisfaction des clients.
– Gérer l’agenda du Directeur Général ;
– Filtrer les appels entrants et sortants ;
– Planifier les rendez-vous avec les clients internes (Personnel) et externe (visiteurs).
– Organiser les missions du Directeur Général
– Assister le Directeur Général dans toutes ses tâches ;
– Assister le Directeur général dans le suivi des activités confiées aux entités opérationnelles ;
– Assister les autres services dans leur fonctionnement ;
– Faire le suivi des activités RH (recrutement, contrats, habilitations, accueil des nouveaux employés etc.)
– Réceptionner les courriers arrivés ;
– Enregistrer et transmettre les courriers départs ;
– Dispatcher le courrier dans les services suivant les directives de la Direction ;
– Procéder au classement des courriers et divers documents traités ;
– Faire le suivi des divers courriers adressés au personnel (Attestation de travail, de congés, ordres de mission, courrier d’affectation…) ;
– Rédiger les notes d’informations et de service
– Assurer la Gestion de la caisse ;
– Veiller à la bonne marche des appareils (Fax, Téléphone, Scanner, Photocopieur etc.) ;
– Assurer le rangement des dossiers clients

Qualités requises
Rigueur, fiabilité, intégrité, discrétion, Confidentialité, Sens du tact, Polyvalence, Courtoisie, Sens de l’initiative, Ponctualité, Assiduité, Capacité à travailler sous pression, Capacité d’organisation, Rigueur

Profil du poste 

BAC + 3/4 Assistanat de Direction, secrétariat, ou équivalent
Formation professionnelle 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires
Compétences techniques transversales Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Bonnes capacités rédactionnelles
Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Compétences techniques opérationnelles Respect des procédures
Anglais professionnel

Prise de notes rapide sur ordinateur

Disponibilité et sens des responsabilités

Aptitude en RH (notions)

Expérimenté

Diligent

Maîtrise du Pack Office

Comment Postuler

CV ET LM : rh.mdholdingci@gmail.com