Administrateur des contrats (H/F)

Administrateur des contrats (H/F)
L’administrateur des contrats est responsable de l’appel d’offres, de la négociation, de l’attribution et de l’administration continue des contrats de fourniture de biens et de services à la société, conformément aux politiques, procédures, normes et clients internes de la société.
Missions :
Mise en place, gestion, conformité et contrôle de la qualité des contrats :
• Assurer la préparation et l’évaluation rapides et efficaces des offres, la négociation avec soumissionnaires, recommandations aux clients internes et gestion pour les approbations.
• Aider au développement initial de la portée, à la planification de la demande, aux évaluations du marché, à la fin pour terminer le processus d’appel d’offres.
• Gérer la gestion et l’évaluation des appels d’offres, la négociation des contrats et les changements plans de transition managériale.
• Assurer la préparation de la documentation contractuelle, la délivrance de l’attribution des contrats et avis de refus.
• Veiller au respect des exigences commerciales et légales.
• Assurer l’administration commerciale générale, la gestion des contrats et des contrats liquider.
• Surveiller et maintenir la performance efficace des fournisseurs sous contrat en termes de coûts, qualité, quantité, services, garantie et disponibilité.
• Examiner les contrats, conseiller et faire des recommandations sur les aspects juridiques des contrats pour le meilleur intérêt du site.
• Aider à interpréter la législation, les normes gouvernementales et les accords.
• Négocier les résultats des variations, des retards et d’autres réclamations contractuelles pour assurer le meilleur résultat dans l’exercice des obligations contractuelles et l’obligation d’agir raisonnablement.

• S’assurer que tous les documents d’appel d’offres et de contrat sont à jour et classés dans le bon registre électronique et système de classement sur papier.
• Restez à jour avec les changements législatifs et coordonnez avec le service juridique en tant que nécessaire.
• Travailler aux côtés du service juridique pour soutenir, préparer et négocier les contrats termes et conditions.
• Aider à fournir des commentaires / commentaires éclairés sur les opportunités et les domaines d’amélioration de risque pour la direction.
• Participer à la sélection, au développement et à l’évaluation d’une base d’approvisionnement.
• Conseiller sur la mise en œuvre de nouveaux contrats.
• Assurer des KPI quantitatifs sur une base régulière.
Achat:
• Superviser l’avancement des bons de commande et mettre à jour le registre sur une base mensuelle
• Superviser l’expédition des bons de commande en retard, au besoin
• Superviser la résolution des problèmes de livraison, de prix et/ou de qualité effectuée par le responsable des achats avec les fournisseurs au fur et à mesure qu’ils se présentent
• Superviser les activités de devis d’achat pour s’assurer que la bonne recommandation est faite tout en respectant la politique et les procédures du site
Gestion de la relation:
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes de projet, les administrateurs de contrats basés sur les sites et les sites basés
Responsable Supply Chain, Group Contract Manager pour le suivi des Service Level Agreements relatives à la performance sont maintenues.
• Fournir un soutien commercial et contractuel / des conseils aux équipes de projet dans l’exécution de leurs fonctions.
• Travailler en étroite collaboration avec divers groupes internes pour comprendre les exigences de l’entreprise, mettre en œuvre de nouveaux processus et contribuer à l’amélioration continue des processus.
• S’assurer de tous les délais et conditions décrits dans les contrats de projet, de groupe et de site les contrats s’appliquant au projet sont respectés, ainsi que lors de leur examen.
• Exécuter le processus de gestion des relations avec les fournisseurs, y compris, mais sans s’y limiter, suivre les mesures de performance, le dossier de sécurité des fournisseurs, les facteurs de coût fluctuants et satisfaction du client.

Les principales responsabilités comprennent :
• Gérer les appels d’offres groupés, les contrats et la stratégie de négociation du projet.
• Travailler avec les départements fonctionnels concernés pour développer des spécifications, des énoncés de travail, mesures de performance, documentation d’appel d’offres et rédaction des conditions contractuelles appropriées et les conditions.
• Gérer l’appel d’offres/la sélection des fournisseurs/l’attribution du contrat et le processus de mise en œuvre s’assurer qu’une communication efficace est maintenue tout au long.
• Planifiez des réunions d’examen régulières avec les utilisateurs finaux, les parties prenantes et les fournisseurs.
• Démontrez toujours des comportements positifs, proactifs, axés sur le client et professionnels.
• Autres tâches de gestion de contrat jugées nécessaires par la passation des marchés du projet et le surintendant du contrat ou son représentant.

Perfectionnement du personnel :

• Assurer la supervision, l’orientation, l’encadrement et l’assistance technique et le soutien aux équipes.

• Surveiller et évaluer les performances de l’équipe pour identifier les domaines nécessitant des améliorations et mettre en œuvre des mesures de formation et de coaching pour s’assurer que les employés reçoivent suffisamment formation leur permettant d’exercer leurs fonctions de manière sûre et efficace.
• Promouvoir et développer les compétences des subordonnés par le transfert de technologie et de compétences développement grâce à des programmes de formation en cours d’emploi.
• Encourager et faciliter une communication efficace et solidaire entre toutes les équipes membres et départements concernés.

Gestion de la santé, de la sécurité, de l’environnement et de la responsabilité sociale :
• Démontrer un engagement personnel en matière de santé, de sécurité et d’environnement et
Pratiques de responsabilité sociale.
• S’assurer que chaque personne au sein de l’équipe est apte au travail.
• Veiller à ce que les procédures, garanties et contrôles convenus soient appliqués et utilisés.
• S’assurer que toutes les activités sont menées en toute sécurité et conformément aux normes de l’entreprise et procédures.
• S’assurer que les plans de gestion des risques sont respectés.
• Tenir à jour les rapports statutaires et internes requis.

Qualification :

• Minimum Master ou Bac+5 en Droit des contrats, Supply Chain Management, Commerce ou domaine connexe ou ingénieur.
• Idéalement, au moins 10 ans d’expérience dans le rôle des opérations d’administration des contrats.
• Connaissance et compréhension approfondies du droit commercial.
• Solides compétences en communication, en organisation et en personnel, solides capacités d’analyse, sens aigu des affaires, compétences avancées en documentation et souci du détail.
• Compétences linguistiques français/anglais indispensables (niveau excellent).
• Connaissances avancées en informatique, bonne expérience de travail avec le package MS Office (excellent niveau).
• Expérience des systèmes ERP et excellente connaissance d’Excel.
• Capable de communiquer efficacement à tous les niveaux de l’organisation.
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel avec une préférence pour l’Afrique de l’Ouest vivre.
• Capacité à gérer plusieurs projets et tâches en même temps.
• Réputation d’intégrité et d’éthique.
• La capacité de gérer des tâches en même temps.
• Une réputation d’intégrité et d’éthique.
• Rigueur démontrée, sens de l’analyse et de la synthèse, autonomie et pédagogie capacités.
sandrine.saraka@aldelia.com