IRC recrute RECRUTE UN (E) (01) ASSISTANT(E) ADMINISTRATION – CHAINE D’APPROVISIONNEMENT

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International Rescue Committee

Descriptif du poste

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées pour ce poste.

Tâches et Responsabilités

L’Assistant(e) Administration/Chaine d’Approvisionnement assiste le programme dans la mise en œuvre du projet PALUDISME NFM3. Il/elle exercera ses responsabilités en collaboration avec le Manager de la Chaine d’Approvisionnement et sous la supervision directe du Finance Manager basé à Man.

Il/Elle est chargé(e) à cet effet de :

Transport :

  • Gérer le parc auto et moto du projet PALUDISME NFM3 ainsi que le groupe électrogène du bureau;
  • Veiller à la bonne utilisation des véhicules conformément à la politique et aux procédures de gestion des véhicules;
  • Etablir les ordres de mission et planifier les déplacements de l’équipe projet;
  • Renseigner les formulaires de ravitaillement des véhicules et motos en carburant et tenir un registre et un système précis de contrôle de la consommation en carburant.

Equipement et stock :

  • Gérer l’ensemble des équipements et des stocks et veiller à cet effet, à actualiser les bin cards, les fiches de stock au moment des sorties et des entrées;
  • Actualiser les données relatives à la gestion du magasin et des immobilisations durables (Assets);
  • Assurer un suivi adéquat de tous les actifs du projet PALUDSME NFM3;
  • Veiller à ce que tout utilisateur d’actif ayant égaré, abimé ou volé un matériel ou équipement, produise un rapport d’incident et un rapport de déclaration de vol/perte;
  • Veiller à ce que chaque actif ou élément de l’inventaire des actifs soit correctement et clairement documenté.

Achat :

  • Contrôler puis soumettre au Chef de bureau pour signature, les demandes d’achats selon les procédures de financement et surveiller les dépenses réelles par rapport aux lignes budgétaires liées à la Chaine d’approvisionnement;
  • Veiller à la livraison dans les délais des différentes commandes;
  • Veiller à l’acheminement des différents équipements sur le terrain;
  • Confirmer la réception du matériel ou des équipements conformément au bon d’achat;
  • Assurer le bon archivage des documents : Les requests, PR, BA, PO, Voucher de payement, copie de factures, copie de delivery report.

Administration :

  • Organiser le déplacement et l’hébergement de l’équipe projet lors des missions;
  • Organiser les ateliers liés au projet;
  • Coordonner le processus de paiement des primes des activités (formations, supervisions, …) en lien avec l’Officer finance;
  • Rassembler et transmettre les TimeSheet de l’équipe projet dans les délais au Ressource Humaine;
  • Faire le suivi des cartes d’assurances de l’équipe projet;
  • Faire le suivi de la planification des congés de l’ensemble de l’équipe du projet Paludisme.

Taches communes

  • Participer à la mise à jour des procédures et des politiques de la Chaine d’approvisionnement et s’assurer de leur bonne exécution dans le cadre du projet;
  • Orienter le personnel sur les politiques et les procédures de la Chaine d’Approvisionnement;
  • Veiller au strict respect des procédures de la chaine d’approvisionnement ainsi que des procédures administratives et des ressources humaines;
  • Préparer les rapports mensuels et les soumettre au Manager CA, au Manager du programme, au chef de bureau et au Manger Finance du projet;
  • S’assurer que l’ensemble de l’équipe du projet Paludisme a réalisé les formations obligatoires en ligne (sécurité et sureté, égalité de Genre à IRC, harcèlement sexuel etc;
  • S’assurer de l’archivage de tous les documents numériques pertinents du projet PALUDISME dans BOX;
  • Promouvoir et s’assurer du respect des normes globales de conduite professionnelle sur les sites d’intervention-(IRC Way, harcèlement sexuel, Code de conduite, politiques de protection de l’enfance etc);
  • Rapporter tout incident lié au Code de conduite aux personnes ressources.

Profil

  • Diplôme exigé : BAC + 2 en Logistique et Transport ;
  • Au moins 2 années d’expérience à un poste similaire ;
  • Connaissance des procédures et pratiques génériques (une expérience au sein de l’IRC ou d’une autre ONG exigée).
  • Connaissance des procédures des bailleurs de Fonds tels que la Banque Mondiale, l’UE, l’USAID, le PEPFAR, etc.….
  • Connaissance des procédures d’achat du Fonds Mondial serait un atout ;
  • Maîtrise de l’outil informatique ;
  • Courtoisie ;
  • Amabilité ;
  • Sens de l’organisation.

Pour postuler à ce poste veuillez visiter rescue.csod.com.

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