UNICEF recrute Administrative Officer

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un champion !
Comment pouvez-vous faire un impact ?

Politiques, procédures et stratégies

• • En tant que responsable de l’application correcte et cohérente des politiques et procédures dans les fonctions administratives, fournir des conseils et un soutien au bureau de pays et/ou au sous-bureau
  • Contribuer à la planification stratégique et au suivi des questions administratives au niveau du pays. Fournir une contribution pratique à la mise en œuvre des directives administratives, en étroite coordination avec le Représentant Adjoint, les chefs de bureau, etc.
  • Mettre en œuvre l’application et l’interprétation appropriées des règles, règlements, politiques et procédures administratives. Informer et aider le staff entrant et sortant sur les procédures et exigences administratives de base

Gestion du budget

• • Surveiller le budget en étroite coordination avec le superviseur afin de s’assurer que les objectifs stipulés au début de l’année fiscale sont atteints pour le bon fonctionnement du bureau, y compris les bureaux de zone
  • Recommander et préparer des estimations sur les besoins en locaux, en fournitures et en équipement pour la préparation du budget. Aider les bureaux de zone à mettre en place et à maintenir des services administratifs. Préparer, suivre et contrôler le budget administratif.

Soutien et services administratifs

• • Assurer la fourniture et l’amélioration des services de soutien administratif et des services de bureau, y compris la gestion des espaces, les services de transport, l’utilisation et l’entretien des véhicules, l’équipement, l’organisation des conférences et des voyages, la reproduction des documents, les communications, les services de courrier et de livraison, les achats locaux et le paiement des factures des services publics.
  • Veiller à la fourniture opportune et rentable des services de bureau de base, y compris la gestion des espaces, l’équipement, les communications et la sécurité, afin d’améliorer la sécurité et la productivité du personnel.
  • Participer à la négociation et à l’administration des questions relatives aux locaux, aux services publics et aux services avec les fournisseurs et les agences.

Gestion des biens

• • Contribuer à la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, en mettant à jour l’inventaire des articles et en étant membre du comité de contrôle des biens (Property Survey Board – PBS). Assister le superviseur dans les soumissions du PSB, en préparant les procès-verbaux des réunions. Aider le superviseur à mettre en œuvre les recommandations du PSB
  • Contrôler et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assurer que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes de l’organisation.

Arrangement et contrôle des contrats

• • S’assurer que toutes les transactions administratives et les provisions contractuelles sont conformes aux politiques, procédures, règles et règlements applicables.
  • Participer à l’examen des dispositions contractuelles relatives au soutien administratif (courrier, entretien des locaux, soutien administratif auxiliaire, entretien des véhicules, entretien des équipements, etc.) afin de s’assurer que les conditions de tous les contrats sont respectées par les prestataires de services. Proposer au superviseur tout changement qui pourrait être nécessaire.
  • Contrôler les paiements par rapport aux obligations contractuelles.

Apprentissage et développement du personnel

• • Participer à l’élaboration d’activités de formation pour assurer une performance efficace dans la gestion des services administratifs.

Partenariat, coordination et collaboration

Au besoin, sous la direction du superviseur, collabore avec d’autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre sur des questions administratives, y compris l’échange d’informations et l’harmonisation.

S’acquitter de toutes les autres tâches et responsabilités qui lui sont confiées, selon les besoins.

• • Être de nationalité ivoirienne
  • Avoir un Diplôme Universitaire BAC +3) en science sociale, gestion, administration, finance ou tout autre discipline pertinente
  • Avoir deux (2) années d’expérience pratique dans la gestion de bureau, administration, finance, comptabilité, TIC, Ressources Humaines, Approvisionnement ou tout autre domaine pertinent
  • Avoir une bonne maîtrise du Français et une connaissance pratique de l’Anglais

Pour chaque enfant, vous devez démontrer…

• • Entretenir, diriger et gérer les gens (1)
  • Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (2)
  • Travaille collaborativement avec les autres (2)
  • Construit et maintient les partenariats (2)
  • Innove et adopte le changement (2)
  • Pense et agit stratégiquement (2)
  • Obtient des résultats significatifs (2)
  • Gère la complexité et l’ambiguïté (2)

Remarques

Seuls les candidats shortlistés seront contactés.