UN(E) RESPONSABLE DE GESTION DU BUREAU

Description du poste

Général :
Il/elle assure l’organisation et l’optimisation de la mise à disposition des moyens et des services tout en
garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes dans les bureaux de MSF
WaCA.

Sous la supervision du Chef du service des Finances, il/elle doit :
– Politique générale des services généraux et de la logistique siège :
1• Proposer et faire valider par la Direction Générale les orientations en matière de gestion des services
généraux et de la logistique, avec une attention particulière à l’innovation et au développement ;
2• Piloter et mettre en œuvre la politique de gestion des services généraux et de la logistique
3- Gérer les systèmes d’approvisionnement pour les besoins du siège (approvisionnements internationaux,
incluant l’importation)
4- Assurer le bon fonctionnement de la flotte de véhicules et autres moteurs pour les besoins du siège.
5-Organisation du transport des biens et du personnel.

6- Garantir les moyens de communication et autres équipements bureautiques (en collaboration avec le responsable informatique) et s’assurer que tout le personnel du bureau soit formé quant à leur utilisation.
7-Mettre en œuvre toutes les activités liées à l’administration de la logistique pour le siège (commandes,
assurances, contrats de véhicules, etc.).
8- Maintenir une visibilité permanente et s’assurer de l’organisation du soutien aux visiteurs
(déplacements et logement quand nécessaire)
9- Responsable pour l’organisation pratique et administrative des réunions et séminaires importantes lies à
la vie du siège (inclus l’organisation de l’assemblée générale)

– Gestion des locaux :
1• Définir et superviser les travaux d’installation, d’aménagement, d’entretien et de maintenance
préventive et curative des locaux (bureaux et résidences)
2• Planifier et optimiser la gestion et l’utilisation des espaces, des mouvements et des moyens, en lien
avec les autres services
3• Evaluer les coûts d’entretien et maintenance
4• Aider à relocaliser les bureaux dans un nouvel espace, si nécessaire

– Conformité des politiques/règlementations locales et régionales
1• S’assurer que le siège, sa structure physique et installations, et l’organisation de l’espace du bureau soit
aux normes en vigueur
2• Négocier les contrats de service des différents fournisseurs des locaux en accord avec la réglementation
locale et les règles MSF
3• Mettre en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens
dans le respect des lois et régulations en vigueur dans le pays (aspects techniques de la politique de
réduction des risques du projet, transport, communication, protection, identification et préparation des
aspects techniques de la politique de sécurité dans le pays, plan d’évacuation et de contingence,
surveillance quotidienne de l’application des règles de sécurité…)

Mettre en œuvre les processus liés aux RH de l’équipe logistique du bureau
1• Recrutement, formation, briefing/debriefing, évaluation, détection de potentiel, développement et
communication… du personnel logistique du bureau en vue d’assurer l’évaluation et la quantité de
connaissances requises pour effectuer correctement toutes les activités de logistique, en lien avec l’équipe
RH.
2• Gestion quotidienne de l’équipe logistique du bureau, incluant l’établissement d’horaires de travail
mensuels, les jours de congé, et la direction de leurs tâches et de leur charge de travail.
– Activités de routine :
a• Réaliser une veille métier
b• Participer à la planification stratégique et annuelle
c• Gestion du budget de la structure et équipements du siège
d• Effectuer le reporting de son activité
e• Participer au briefing des nouveaux arrivants et visiteurs au bureau

Profil du poste

1- Deux ans d’expérience de travail en gestion administrative d’une structure de type siège. Une
expérience précédente avec MSF ou autres ONG est souhaitable.
2- Compétences mécaniques a vancées et connaissance de la plomberie, du CVC et d’autres systèmes du
bâtiment.
3- Maitrise des outils et techniques de réparation.
4- Excellentes capacités de gestion du temps, d’organisation et de priorisation.
5- Souci du détail et compétences efficaces en résolution des problèmes.
6- Langue française courante.
7- La pratique de l’Anglais à un niveau professionnel est souhaitable

Dossiers de candidature
Les Candidats(es) intéressé(es) par cette offre devront déposer leurs dossiers contenant lettre de
motivation et Curriculum Vitae à l’adresse:
mamadou.kone@waca.msf.org