STAGIAIRE ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE

PME Consulting Group, cabinet spécialisé en ressources humaines et en assistance à l’insertion professionnelle, recherche UN(E) STAGIAIRE ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE. Rejoignez-nous pour une expérience enrichissante et développez vos compétences dans un environnement dynamique !

Notre mission : vous propulser vers le succès. Nous offrons une expertise en optimisation de profil candidat, avec des approches de coaching et d’accompagnement sur mesure. Nous mettons en avant votre candidature auprès des entreprises pour vous aider à décrocher des entretiens et maximiser vos chances d’embauche. Nos conseillers emploi sont là pour vous préparer et vous guider vers la réussite.

Intéressé(e) par cette opportunité ? Envoyez votre CV à : cvpremium@pmeconsultingroup.com.

Informations sur le poste

• Lieu de travail : Abidjan, Côte d’Ivoire
• Date d’expiration : 31 juillet  2024
• Niveau de poste : Junior | Jeune diplômé
• Secteur d’activité : Services administratifs
• Niveau d’étude (diplôme) : Bac +2 – Licence – Master ou tout autre diplôme équivalent en Administration, Gestion ou domaines similaires
• Expériences professionnelles : Une expérience professionnelle réussie de 1 à 2 ans à un poste similaire
• Type de contrat : Stage – stage-pré-emploi – emploi – mission
• Mode de sélection : Évaluation de profil – optimisation du CV – recommandation en entreprise

Sous le contrôle de la direction de l’entreprise cliente, la ou le titulaire au poste devra être capable de réaliser les missions et les tâches suivantes :

Missions et tâches

• Accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques :
  • Accueillir les visiteurs de manière professionnelle.
  • Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les rediriger vers les services concernés.
  • Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires appropriés.
• Gestion de la boîte e-mail et du courrier :
  • Surveiller la boîte e-mail de l’entreprise et répondre aux demandes.
  • Tri et distribution du courrier aux différents départements.
• Tenue du registre des visiteurs :
  • Maintenir un registre des visiteurs et des personnes rencontrées.
  • Appliquer les protocoles de sécurité en demandant une pièce d’identité nécessaire.
• Gestion des salles de réunion :
  • Planifier et coordonner les réservations des salles de réunion.
  • Assurer que les salles de réunion sont préparées avant chaque réunion.
• Assistance administrative générale :
  • Apporter un soutien administratif aux différentes équipes au besoin.
  • Aider à la préparation de documents de travail.
• Gestion administrative et rédaction de rapports d’activité :
  • Organiser son poste et son temps de travail dans le respect des procédures de l’entreprise.
  • Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion.
  • Produire tous types de documents à l’aide de logiciel adapté.
  • Relancer les factures impayées.
  • Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale.
  • Recenser les besoins en consommables et gérer les stocks.
  • Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit.
  • Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes.
  • Effectuer les rapprochements bancaires mensuels.
  • Accueillir des clients internes / externes.
  • Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau.
  • Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens.
  • Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques.
  • Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules).
  • Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d’optimiser le partage.
  • Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe et les restituer.

Compétences et qualités requises

• Compétences techniques :
  • Maîtrise des systèmes téléphoniques (utilisation d’un standard téléphonique, transfert d’appels).
  • Compétences informatiques de base (utilisation des logiciels de traitement de texte, tableurs, logiciels de messagerie).
  • Gestion de l’agenda (capacité à organiser des rendez-vous et des réunions).
• Qualités relationnelles :
  • Excellentes compétences en communication (à l’écrit et à l’oral).
  • Discrétion et confidentialité (capacité à gérer des informations avec discrétion).
  • Gestion du stress (aptitude à rester calme et professionnelle).
  • Polyvalence (capacité à s’adapter aux changements).
  • Apparence professionnelle (présentation soignée et professionnelle avec les visiteurs).
  • Esprit d’équipe (capacité à collaborer).

Connaissances informatiques

• Logiciels bureautiques :
  • Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Outils de gestion commerciale :
  • Utilisation de logiciels CRM pour la gestion des clients et des prospects.
• Recherche d’informations en ligne :
  • Compétence dans la recherche d’informations et la veille professionnelle.

Qualités personnelles

• Sens de la communication
• Sens de l’écoute
• Bonne présentation
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pression
• Confidentialité

Pour des informations sur nos services d’assistance et d’accompagnement vers une insertion professionnelle réussie, contactez-nous au (+225) 07 79 45 70 03.

PME Consulting Group

• RECRUTEMENT – PRÉSÉLECTION – FORMATION
• COACHING – SUIVI DE CANDIDATURES – ASSISTANCE PLACEMENT
• ASSISTANCES RH – ACTIONS COMMERCIALES – MARKETING

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