SIXIEME SENS recrute ASSISTANTE DE DIRECTION INTERIMAIRE

Expirée

Description du poste
MISSIONS
L’assistant (e) de Direction exécute des actes administratifs et de gestion courante auprès de la Direction
Générale.
Il (elle) gère l’agenda, le planning et les Rendez-vous de la Direction Générale.
Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la
Direction Générale. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et
externes. Il (elle) prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions de l’entreprise.

TÂCHES
COORDINATION DU TRAVAIL DE LA DIRECTION GENERALE
-Faire des points de rappel (par mail, appel, message…) aux Directeurs de leurs différents rdv, appels à
effectuer, réunions à honorer….
-Organiser les rdv des directeurs en tenant à leur disposition tous les documents importants pour ces rdv
-Faire le point sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer.

SUIVI DES DECISIONS DE LA DIRECTION ET LES PROCEDURES INTERNES
-Traiter et transmettre les décisions, les notes de service à l’ensemble du personnel

ORGANISATION DES DEPLACEMENTS ET ACCUEIL DES VISITEURS
-Organiser les déplacements (voyages à l’intérieur ou à l’extérieur du pays) de la Direction, de
collaborateurs (Visas, Hotels……)
-S’occuper de l’accueil et le séjour des visiteurs de la Direction Générale dans un cadre professionnel

 GESTION DU COURRIER ET DES NOTES DE FRAIS
-Rédiger les courriers administratifs de l’agence
-Gérer avec la comptabilité le remboursement des notes de frais de l’agence

ORGANISATION DES REUNIONS ET DES EVENEMENTS INTERNES
-Préparer les différentes réunions (réunions chefs de services…)
-Elaborer des comptes rendus des différentes réunions, séparer les contacts et les informations
secondaires de celles essentielles
-Gérer les évènements heureux ou malheureux (anniversaire, décès, etc…) des collaborateurs de l’agence
-Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …)
-Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques

 GESTION DES STOCKS DE FOURNITURES DE BUREAU ET D’HYGIENES
-Passer les commandes en collaboration avec le service achats
-Réceptionner les bons de livraisons lors des livraisons

Profil du poste
CONNAISSANCES
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtrise de Word, Excell, Powerpoint et des outils de messagerie
• La maîtrise de l’anglais est aussi très importante

COMPETENCES OPERATIONNELLES
• Sens des priorités
• Rigueur, sens de l’organisation
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à s’adapter aux changements ; faire face à des situations d’urgence
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs Directeurs

SAVOIR-ETRE
• Discrétion
• Très bon sens du relationnel
• Autonomie
• Gestion du stress
• Capacité d’anticipation
• Force de proposition
• Sens de l’écoute

DOMAINE D’ETUDE / FORMATION REQUIS
BAC +3 ou plus : Diplôme en Secrétariat, Gestion administrative ou tout autre diplôme équivalent.
EXPERIENCE
Comptabiliser au minimum 03 ans d’expérience.

Dossiers de candidature
Envoyez votre CV et lettre de motivation à l’adresse
muriel.souanga@agence6sens.fr
avec en objet « CANDIDATURE POUR ASSISTANTE DE DIRECTION INTERIMAIRE »

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