Description du poste
Sous l’autorité du Manager, le titulaire du poste a pour mission d’assister la Direction ainsi que les différentes entités et services afin d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise. Il assure l’interface avec les interlocuteurs internes et externes et participe aux actions commerciales.Responsabilités :
Gestion de l’assistanat :
• Accueillir, informer et orienter les visiteurs vers les interlocuteurs concernés.
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels.
• Gérer quotidiennement le courrier électronique : consulter les mails, transmettre les informations aux interlocuteurs concernés, répondre aux mails si nécessaire.
• Rédiger les documents administratifs (notes, courriers).
• Assurer le départ des courriers dans les délais impartis.
• Enregistrer, trier et dispatcher le courrier arrivé.
• Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel.
• Assister les agents des différents services dans le travail de secrétariat qu’ils doivent assurer dans le cadre de leurs missions.
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord des courriers, appels et rendez-vous.
Organisation :
• Organiser les déplacements des différents services (prise de rendez-vous, confirmation des rendez-vous).
• Préparer les réunions de travail, les assemblées, les formations (convocation, préparation des dossiers, préparation de la salle).
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Formation :
• Sous la supervision du Manager, préparer les actions de formation : contacter les formateurs, convoquer les participants, préparer les dossiers, préparer la salle, assister les managers et les formateurs.
Profil du poste
Compétences :
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Très bonne maîtrise des techniques bureautiques.
• Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.
Savoir-faire :
• Qualité rédactionnelle, synthèse, prise de note.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités.
• Capacité à hiérarchiser les urgences.
• Réelles qualités en matière d’organisation.
Aptitudes / Qualités :
• Autonomie.
• Sens de l’anticipation.
• Motivation, sérieux.
• Bonne expression orale et écrite.
Dossiers de candidature
Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation à thot.formation@gmail.com
Assurez vous de mentionner « Candidature au poste de Secrétaire Réceptionniste » dans l’objet de votre e-mail.
- Métier(s): Assistanat de Direction, Secrétariat
- Niveau(x): BAC+3
- Expérience: 2 ans
- Lieu: Abidjan
- Date de publication: 05/08/2024
- Date limite: 30/08/2024
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