Save The Children recrute niveau BTS – Chargé(e) de l’Administration – Salaire : entre 513.702 F CFA et 719.183 F CFA

OBJECTIF DU POSTE :  Save The Children

Sous la supervision directe de la Coordonnatrice de l’Administration, le/la Chargé(e) de l’Administration doit s’assurer du bon fonctionnement des services administratifs du bureau pays. Il/elle sera en charge de satisfaire les besoins administratifs du bureau pays afin de s’assurer du bon fonctionnement administratif de l’ensemble des départements et projets.

PRINCIPAUX DOMAINES
DE RESPONSABILITES : 

• Apporter un appui administratif à l’ensemble des projets et départements du bureau pays
• Gérer les systèmes manuels et informatisés, par exemple le classement et la mise à jour des bases de données (c’est dire, responsable pour les dossiers et documents finaux du département à poster dans le SharePoint RHA, rangement manuel et électronique des courriers et tout autre document administratif).
• Contribuer de façon générale à la mise en œuvre et à l’atteinte des objectifs du département RHA, entreprendre des actions liées à l’objectif du poste
• Gérer les tâches classiques de l’Administration :
• Traitement des envois/réceptions de plis/colis avec DHL, et des besoins internes et externes ;
• Rédaction de courrier standard sortant de l’organisation
• Gestion du stock de fourniture de bureau du support (RHA, Finances, Suply Chain, Award, etc…)
• Commande périodique de fourniture de bureau, d’équipement, pause-café et produits d’entretien du bureau
• Organisation des voyages et des réservations d’hôtel des staffs
• Gestion et suivi du règlement des différentes factures administratives : CIE – SODECI – Orange fixe – ASCOMA (multirisque professionnel, Responsabilité Civile et Multirisque habitation) – MTN flotte et Internet – Loyer bureau et logements – Maintenance – Gardiennage, etc
• En collaboration avec le coordonnateur support administratif, examiner tous les contrats et accords de services du bureau pays gérer par le département.
• S’assurer du maintien des standards d’hygiène et de sécurité, et identifier tout risque éventuel en collaboration avec l’Assistant Administratif.
• S’assurer que l’organisation obtienne le meilleur qualité/prix sur ses achats, réservations de vol et réservation d’hôtel
• Préparer les lettres d’invitation
• Gérer l’accueil des visiteurs (PDI, constant companion – Pick Up et Drop Off – réservation d’hébergement)
• S’assurer que les visiteurs soient connectés au réseau de communication (flotte MTN) durant leur séjour en CIV
• Organiser les briefings sécuritaires des visiteurs en collaboration avec le service Sécurité
• Développer et superviser la planification des agendas, et systèmes partagés, le système central de classement au sein du département
• En collaboration avec le coordonnateur support administratif, assurer la coordination des évènements, réservations de salles et maintenir d’excellentes relations de travail avec les autres départements supports.
• Prendre le lead pour l’aspect organisationnel et la préparation interne/externe des réunions et des évènements
• Organiser les conférences, séminaires et autre évènements externes du bureau pays.
• Aider à l’organisation des réunions internes du bureau pays.

Appui aux projets/départements

• Être le premier point de contact de l’ensemble des projets et départements avec l’équipe Administration
• S’assurer d’apporter dans les délais et selon un standard élevé de qualité un appui à toutes les requêtes administratives des projets et département du bureau pays y compris dans la rédaction de courrier, mémos et autres documents si besoin
• Le titulaire du poste sera amené à apprendre d’autres tâches dans le but d’améliorer la qualité du travail qui peut être exigé de lui. Par conséquent, la liste des tâches dans ce profil ne doit pas être considérée comme exclusive ou exhaustive.

Assurer l’Installation/Départ des expatriés

• Apporter un appui pour l’obtention de visa d’entrée en CIV pour tout staff expatrié en CIV et de sa famille
• Gérer et faire le suivi des contrats de bail résidences des staffs expatriés et des bureaux SCI
• S’assurer que les résidences des expatriés soient équipées selon de standard de SCI CIV
• S’assurer que les dépenses liées aux résidences des expatriés soient conformes aux seuils de montants indiqués dans la politique de gestion des expatriés
• Prendre en charge les éventuelles réparations et/ou maintenance dans les résidences des expatriés
• Apporter un appui dans l’expédition des effets personnels des staffs expatriés à la fin de leurs contrats

Le titulaire du poste sera amené à apprendre d’autres tâches dans le but d’améliorer la qualité du travail qui peut être exigé de lui.

NB : Les tâches et responsabilité énumérées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer d’autres tâches connexes selon les nécessités du service.

RESPONSABILITES SAFEGUARDING

• Dénoncer tous les cas d’abus interne et externe
• Connaitre la politique Safeguarding et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, employés, partenaires, bénéficiaires, etc.)
• Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal
• Être exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et de la politique de Safeguarding
• Connaitre et respecter les procédures locales
• Veillez au bien-être de l’enfant, de l’employé, des partenaires, des bénéficiaires, et des communautés
• Assurer un environnement sain au service de tous (enfants, partenaires, bénéficiaires, employés etc.)

QUALIFICATIONS

Minimum BTS ou diplôme équivalent en secrétariat et/ou assistanat de direction

EXPERIENCES

• 3 ans d’expérience dans une administration ou un rôle opérationnel
• Compétences organisationnelles et de gestion de documents, forte capacité à exécuter plusieurs tâches
• Démontrer une bonne maîtrise de l’outil informatique
• Bonne compréhension des programmes informatiques et une excellente connaissance IT, y compris la mise en réseau, les bases de données, email, etc
• Travailler dans un environnement culturel et linguistique diversifié montrant la sensibilité des personnes issues de milieu anglophone
• Comprendre et être capable de travailler selon des politiques et procédures de l’organisation et dans le respect des délais impartis
• Très Bonne capacité rédactionnelle
• Bonnes compétences personnelles telles que : la communication, le travail d’équipe, la motivation personnelle, prise d’initiative et l’attention au détail
• Capacité à prioriser, planifier et organiser le travail dans un environnement de travail chargé
• Bonne compréhension des règles d’hygiène et de sécurité sur le lieu de travail
• Volonté de travailler de manière flexible en réponse à l’évolution des besoins de l’organisation
• La connaissance d’une autre langue en plus du français telle que l’anglais serait un atout

DUREE DU CONTRAT : 12 Mois renouvelables

RÉMUNÉRATION 

Le salaire de base mensuel pour ce poste est compris entre 513.702 F CFA   et 719.183 F CFA.

La négociation du salaire sera basée sur le niveau de responsabilité du poste, l’expérience du candidat et l’équité interne.

Outre le salaire de base SCI offre un package compétitif de bénéfices.

L’ORGANISATION

Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.

Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030 :

• Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
• Tous les enfants ont une éducation de base de qualité et que,
• La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée

Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées

COMMENT POSTULER  

Merci de postuler en envoyant votre CV et votre lettre motivation dans un seul document, en y mentionnant votre prétention salariale pour ce poste via le lien ci-dessus.

POSTULEZ ICI

Date de clôture : 

Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.