RECEPTIONNSITE

Description du poste – RECEPTIONNSITE

Ce rôle est responsable de fournir un service client de première ligne, ainsi qu’un soutien administratif, de secrétariat et de bureautique, conformément aux politiques et directives de l’ATS. L’objectif est d’assurer que les missions de la réception soient accomplies efficacement et efficacement.

Gestion des installations : Participer à la planification, la gestion et le suivi de tous les aspects liés à la gestion du site client pour garantir le maintien ou l’amélioration des normes de qualité.

Missions principales

Réception :

• Accueillir les visiteurs de manière rapide, professionnelle et amicale.
• Assurer la propreté générale de la zone d’accueil pour refléter le professionnalisme.
• Traiter les demandes de renseignements et orienter les appels vers les services ou le personnel appropriés.
• Suivre les visiteurs et garantir la confidentialité des informations sensibles.

Salle de réunion :

• Gérer les réservations de salles de réunion.
• Veiller à la propreté et à la préparation des salles (climatiseur, lumières, stores).
• Coordonner les rafraîchissements demandés lors des réservations (café, thé).

Liaison avec les services FM du bâtiment :

• Remplir et soumettre les demandes de service FM pour le bâtiment.
• Gérer les cartes d’accès fournies par le propriétaire.

Événements :

• Aider à la logistique et coordonner les activités lors d’événements.
• Gérer les réservations de voitures de bureau avec les employés.

Papeterie et consommables :

• Commander des fournitures et consommables de bureau chaque semaine.
• Gérer les niveaux de stock de papeterie.

Administration générale :

• Aider les collègues à taper, copier et relier, selon les besoins.
• Effectuer toutes autres tâches administratives générales nécessaires.

En l’absence du Responsable du Bureau Visa Abidjan :

• Accompagner les visiteurs du VP.
• Soumettre les factures pour approbation.
• Gérer le calendrier et organiser les voyages et demandes de visa pour le VP.
• Rapprocher les dépenses et acheter du matériel informatique si demandé.
• Assurer toute autre tâche administrative requise.

Assistance du site ATS :

• Coordonner la gestion des consommables pour visas, fruits, eau, et communiquer à ATS.
• Réceptionner les marchandises livrées et confirmer ou signaler les ruptures.
• Classer ou numériser les bons de livraison pour ATS Procurement.
• Participer à la gestion de l’inventaire des consommables Visa avec ATS.
• Créer et approuver les permis de travail Visa.
• Organiser l’accès et escorter les vendeurs FM.

Autres objectifs :

• Établir et maintenir de bonnes relations de travail avec le client.
• Maximiser et créer de nouvelles opportunités commerciales sur le compte, si possible.
• Gérer les relations avec les propriétaires d’immeubles et les entrepreneurs pour assurer la prestation des services.

Profil recherché

• Expérience : Minimum 12 mois dans un environnement similaire et au moins un an en réception de première ligne.
• Compétences spécifiques :
  • Expérience en service client et résolution de problèmes.
  • Connaissances avancées en informatique.
  • Bonne maîtrise de la Loi sur la santé et la sécurité au travail.
  • Gestion d’un personnel technique, non technique et de sous-traitants.
  • Excellentes compétences interpersonnelles et étiquette téléphonique.
• Qualités personnelles :
  • Intégrité, résilience, souci du détail, et solides compétences organisationnelles.
  • Capacité à planifier, organiser et gérer plusieurs tâches simultanément.
• La maîtrise de l’anglais est très importante.

Dossiers de candidature

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur CV et une lettre de motivation à l’adresse : recruitment.atstci.external@gmail.com

Objet : « RECEPTIONNISTE »