Polyclinique Farah recrute Assistante de direction

MISSION – Assistante de direction
Assister le Président Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction et assurer
L’interface et la coordination entre tous les interlocuteurs internes et externes de la Direction Générale.
ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer la gestion administrative

* Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Président Directeur Général ;
* Accueillir, informer et diriger les visiteurs ;
* Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au Président Directeur Général ;
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
* Organiser l’agenda et les rendez-vous ;
* Organiser les déplacements du Président Directeur Général en faisant les demandes de visas, réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule ;
* Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
* Gérer le stock mis à disposition ;
* Faire un suivi des dossiers dont il a connaissance ;
* Veiller à l’entretien journalier des locaux de la Direction Générale.

o Organiser les réunions de la direction
* Apprêter la salle pour les tenues de réunions ;
* Convoquer par mail ou par voie téléphonique les différents participants ;
* Mettre à la disposition des participants le matériel nécessaire à la tenue de la réunion ;
* Participer si possible à certaines réunions ;
* Rédiger et mettre à disposition des participants les comptes rendu ou les PV.

o Assurer la gestion du courrier « arrivée » et courrier « départ »
* Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ;
* Effectuer le tri et transmettre au Président Directeur Général les courriers essentiels ;
* Enregistrer et envoyer tous les courriers « départ » ;
* Effectuer l’archivage des courriers ;
* Organiser et classer les documents.

o Gérer la communication interne de la Direction Générale
* Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions ;
* Gérer l’interface avec les collaborateurs du Président Directeur Général.

o Coordonner les activités des agents placés sous sa responsabilité
* chauffeurs, technicien de surface.

Profil exigé :
1- BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations) ;
2- Expérience dans un poste similaire minimum 10 ans ;
3- Connaissance des exigences du travail dans un établissement certifié ISO 9001.

Compétences techniques
* Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails ;
* Maitriser des outils informatiques ;
* Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral ;
* Connaissance générale des techniques de gestion administrative;
* Bonnes capacités rédactionnelles ;
* Connaissance des techniques de numérisation des documents.

o Aptitudes et traits caractériels
* Capacité de restitution, d’écoute, d’analyse, de synthèse ;
* Accueillante ;
* Avoir le sens des priorités ;
* Faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation ;
* Sens de la discrétion et de la confidentialité, Ouverture d’esprit, sens de la diplomatie ;
* Rigueur, Aisance relationnelle ;
* Polyvalence, réactivité et adaptabilité.

SI VOUS REPONDEZ AUX CRITERES CI-DESSUS MENTIONNES :

Envoyez votre Curriculum Vitae actualisé (CV) à l’adresse suivante :
job@polycliniquefarah.com

Date limite : 17 décembre 2021

Seuls les candidates retenues seront contactées pour l’entretien.
Sans retour de notre part d’ici deux semaines, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue.