POLYCLINIQUE FARAH recrute ASSISTANT DE DIRECTION

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APPEL À CANDIDATURE POUR POSTE
ASSISTANT DE DIRECTION

PROFIL RECHERCHÉ

Un homme ou femme de préférence d’un certain âge avec 10 ans au moins d’experience similaire au poste.

MISSIONS

Assister le Président Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction afin d’être plus efficace dans sa gestion au quotidien, assurer l’interface entre tous les interlocuteurs internes et externes avec la Direction Générale.
o Assurer la gestion administrative

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Président Directeur Général
• Accueillir, informer et diriger les visiteurs;
• Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au Président Directeur Général ;
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques;
. Organiser l’agenda en prenant les rendez-vous;
Organiser les voyages et déplacements du Président Directeur Général en faisant les demandes de visas, réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons;
. Faire un suivi des dossiers dont il ou elle a connaissance;
• Veiller à l’entretien journalier des locaux de la Direction Générale.

o Organiser les réunions de la direction
Participer si possible à certaines réunions;
•Rédiger et mettre à disposition des participants les PV.
o Assurer la gestion des courriers arrivés
·Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ;
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité.
o Gérer la communication interne de la Direction Générale
⚫ Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions;
. Gérer l’interface avec les collaborateurs du Président Directeur Général.
o Coordonner les activités des agents placés sous sa responsabilité

PROFIL DU POSTE

BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations).
o Compétences techniques
⚫ Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails;
⚫ Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral;
⚫ Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat;
• Bonnes capacités rédactionnelles ;
⚫ Connaissance des techniques de numérisation des documents.

o Aptitudes et traits caractériels
. Capacité de restitution, d’écoute, d’analyse, de synthèse;
• Accueillant ;
. Avoir le sens des priorités;
. Faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation;
. Sens de la discrétion et de la confidentialité, ouverture d’esprit, sens de la diplomatie;
. Rigueur, disponibilité, aisance relationnelle;
⚫ Polyvalence, réactivité et adaptabilité.
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DOSSIERS DE CANDIDATURE
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