Médecins Sans Frontières recrute ASSISTANT(E) RH OPÉRATIONNEL(LE)

Médecins Sans Frontières

L’Assistant(e) RH Opérationnel(le) joue un rôle crucial dans le soutien du département des ressources humaines (et plus particulièrement de l’unité RHOps) en étant chargé.e d’organiser les déplacements, de coordonner et d’organiser des séances de briefings et de débriefing pour le personnel mobile international (IMS) avant et après les missions sur le terrain. Il/elle veille à ce que toutes les informations, politiques et procédures pertinentes soient communiquées efficacement, contribuant ainsi à l’intégration et à la réintégration harmonieuses du personnel dans la mission et dans son pays d’origine.

Responsabilités principales

1.      Briefing au siège :

·       Organiser et programmer les briefings du  (IMS) nouvellement arrivé.

·       S’assurer que tous les documents d’information (politiques, informations sur la mission, guides de sécurité, etc. sont à jour et adaptés aux besoins de la mission

·       Aider à la préparation des kits et documents qui couvrent les politiques de l’organisation, les procédures sur le terrain, les protocoles de sécurité et le contexte spécifique de la mission.

·       Servir de point de contact entre le département des RH, les équipes sur le terrain et l’IMS afin de s’assurer que tous les arrangements logistiques pour les briefings (lieu, ordre du jour, invitations) sont en place.

·       Travailler en étroite collaboration avec les responsables de départements concernés pour assurer des briefings complets.

2.        Débriefing au Siège:

·       Coordonner les sessions de débriefing avec les IMS de retour au pays afin de recueillir les réactions, de discuter des expériences et de clôturer la mission.

·       Aider à documenter le retour d’information fourni pendant les séances de débriefing, en veillant à ce que les idées soient saisies et partagées avec les départements concernés.

·       Veiller au respect des protocoles MSF en matière de collecte et d’enregistrement de feedbacks du personnel.

·       Aider à identifier les problèmes potentiels ou les domaines d’amélioration sur la base des comptes rendus et les transmettre aux responsables concernés.

3.        Gestion contractuelle :

·       Sous la supervision du/de la Spécialiste RH, aura la responsabilité de communiquer à l’entité contractante toutes les informations nécessaires à la gestion contractuelle de l’IMS.

·       Point focal de la communication avec le personnel RH sur le terrain sur les amendements et les informations sur les contrats d’IMS

·       Assurer le flux d’informations nécessaires afin de garantir la conformité légale et administrative avec les exigences contractuelles de WaCA.

4.        Soutien administratif :

·       Maintenir un système de classement organisé pour tous les documents et rapports de briefing et de débriefing.

·       Fournir un soutien administratif à l’équipe des ressources humaines, notamment en préparant les ordres du jour des réunions, en rédigeant les comptes rendus et en assurant le suivi des actions à prendre.

·       Aider à gérer les préparatifs de voyage, l’hébergement et la logistique pour le personnel international, le cas échéant.

·       Assurer la coordination avec le service médical pour veiller à ce que les briefings santé (y compris santé mentale) et bien-être soient proposées au personnel.

5.        Communication et suivi :

·       Maintenir une communication régulière avec les MS tout au long de leur mission afin de s’assurer que les besoins sont pris en compte et qu’ils sont bien préparés.

·       Assurer un suivi avec le personnel mobile International (IMS) pour veiller à ce que tous les documents et exigences soient remplis avant le déploiement et après le retour.

·       Veiller à ce que le personnel mobile international (IMS) reçoive en temps utile toutes les informations pertinentes, y compris les politiques de voyage, les directives sanitaires et les mises à jour spécifiques à la mission.