L’Institut national démocratique pour les affaires internationales , NDI recrute

 ASSOCIÉ.E ADMINISTRATIF (VE) CHARGÉ.E DE LA LOGISTIQUE ET DES ACHATS

Description du poste
Le National Democratic Institute for International Affairs (Institut national démocratique pour les affaires internationales, NDI) est une ONG internationale à but non lucratif, qui œuvre à la promotion de la gouvernance démocratique et a son siège à Washington DC.
Dans le cadre de son programme « Transition et Inclusion Politique » dénommé PTI et financé par l’USAID en Côte d’Ivoire, le NDI recrute un.e (1) Associé.e Administratif.ve Chargé.e de la Logistique et des Achats, pour son bureau en Abidjan.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, l’Associé.e Administratif.ve alterne les tâches administratives d’achats et logistiques. Il/elle doit veiller au respect des règles et procédures du NDI et des bailleurs, en matière d’achat ou acquisition, de passation de marché et de toute opération logistique, rattachés aux différents bureaux de NDI en Côte d’Ivoire. Il/elle devra documenter et archiver physiquement et électroniquement toutes les opérations rattachées à sa fonction, afin d’assurer une bonne traçabilité de celles-ci, dans le temps. Il/elle aura comme attributions et responsabilités:

● Apporter un appui au Directeur Administratif et Financier, à la rédaction et mise à jour des différents manuels de procédures administratives,
● Rédiger sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, les appels d’offres et commandes importantes,
● Actualiser périodiquement les bases de données des fournisseurs, prestataires de services et consultants
● Gérer les bons de commande, d’achat/acquisition et de livraison,
● Gérer les stocks physiques et informatiques,
● Gérer le parc autos, en s’assurant du bon état du matériel roulant, de la mise à jour des pièces administratives afférentes, de l’approvisionnement régulier en carburant et de l’usage correct du matériel conformément aux règles et procédures du NDI,
● Faire l’inventaire physique annuel et l’actualisation des fichiers informatiques des inventaires des biens du NDI,
● Evaluer périodiquement les besoins en achat et acquisition pour le fonctionnement du bureau et domiciles des expatriés,
● Faire le suivi des baux de location de bureau et domiciles des expatriés et veiller à leur renouvellement annuel
● Faire le suivi de tous les contrats de prestations du bureau (sécurité, nettoyage, fournisseurs, téléphone, électricité, etc.…) et les mises à jour de tout document administratif lié à ces contrats,
● Préparer la logistique pour toutes les activités/missions conduites par le personnel du NDI, dans le cadre de la mise en oeuvre des programmes,
● Veiller au bon usage du matériel et équipement du NDI, par l’ensemble du personnel,
● Superviser les services de nettoyage et de sécurité du bureau,
● Tenir les fiches de stocks de fournitures et de consommables de bureau et établir les bons d’achats ou de commandes pour les approvisionnements ;
● Réceptionner les factures des prestataires et fournisseurs puis élaborer un tableau de bord pour règlements;
● Assurer des charges administratives déléguées,
● Exécuter toute autre tâche professionnelle selon les besoins du bureau sur demande du responsable hiérarchique ou sur instruction du Directeur Résident.

Profil du poste
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES

● Diplôme universitaire: BTS, DUT ou Licence en Logistique/Achats, ou tout diplôme de gestion équivalent.
● Au moins deux (2) ans d’expérience et de pratique de la gestion administratives (logistique et achats),
● Bonnes connaissances et compréhension de la gestion administrative des organisations et ou des entreprises ;
● Bonnes aptitudes de communication et de présentation en Français ; connaissance de base de l’anglais est un atout ;
● Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de gestion de stock,
● Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec des individus d’horizons divers, y compris à distance ;
● Capacité avérée de travailler sous pression, de faire face à des demandes multiples et aux priorités concurrentes ;
● Bonnes aptitudes de travail en équipe,
● Bonnes aptitudes à développer un sens relationnel avec l’extérieur,
● Rigueur, méthodique et fiabilité, etc…

Dossiers de candidature
RÉCEPTION DES CANDIDATURES
Le délai de soumission des candidatures est fixé au 04 septembre 2022, avant minuit.

Les candidat.es intéressé.es par cet appel à candidature sont prié.es d’envoyer :
● Un CV complet (en français), comprenant les contacts (E-mail ou numéro de téléphone) de trois références professionnelles
● Une lettre de motivation (en français).
● Une photocopie des diplômes universitaires et / ou professionnels

Merci d’envoyer les candidatures à l’adresse suivante: ndicotedivoire@ndi.org avec la mention APPEL À CANDIDATURE ASSOCIÉ.E ADMINISTRATIF.VE chargée de la Logistique et des Achats

Le NDI n’acceptera que des candidatures soumises par courriel.

Seules les candidatures présélectionnées seront appelées pour un test complémentaire et l’interview.

** Les candidats de sexe féminin sont encouragés à postuler.

• Type d’offre : Emploi
• Métier(s): Logistique/Transport
• Niveau(x): BAC+2, BAC+3
• Expérience: 2 ans
• Lieu: Abidjan
• Date de publication: 24/08/2022
• Date limite: 04/09/2022