La BAD recrute ASSISTANT(E) CHARGE(E) DE L’ENREGISTREMENT ET DES DOSSIERS DE DECAISSEMENT

LA BANQUE : BAD 

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution de développement panafricaine qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée des finances supervise la gestion financière du Groupe de la Banque. Cette responsabilité englobe les activités de trésorerie du Groupe de la Banque, notamment les emprunts sur les marchés des capitaux et les activités d’investissement ; les fonctions de contrôle, y compris la présentation d’informations financières et l’administration de prêts ; la mobilisation de ressources stratégiques et le renforcement des ressources et instruments financiers non statutaires ; la gestion globale de l’actif/du passif du Groupe de la Banque.

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le Département du contrôle financier (FIFC) de la Banque africaine de développement (la Banque) est chargé de rendre compte des conséquences financières des transactions et décisions du Groupe de la Banque, de la préparation, de la présentation fidèle et de l’intégrité globale des rapports financiers internes et des états financiers publiés. Le Département est également responsable de l’administration et de la comptabilisation des prêts, et assume les responsabilités fiduciaires connexes, y compris le décaissement de fonds au bénéfice des projets et des programmes financés par le Groupe de la Banque. Enfin, le Département apporte un appui à la prise de décisions et une expertise en matière d’élaboration et de mise en œuvre des politiques de contrôle financier, des stratégies opérationnelles et financières et des systèmes d’information connexes.

L’objectif principal de la Division du décaissement des prêts est de garantir la conformité aux dispositions relatives aux aspects fiduciaires clés prévus dans l’Accord portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement, et de veiller à ce que des contrôles suffisants soient réalisés sur les décaissements concernant les projets financés par le Groupe de la Banque.

LE POSTE :

Sous la supervision du Chef de division, l’Assistant(e) chargé(e) de l’enregistrement et des dossiers de décaissement a pour responsabilité principale de :

  • Recevoir et enregistrer les demandes de décaissement ;
  • Déterminer l’exhaustivité des demandes des emprunteurs conformément aux politiques et procédures de la Banque ;
  • Vérifier les pièces justificatives ;
  • Administrer la plateforme de connexion client.

L’Assistant(e) chargé(e) de l’enregistrement et des dossiers de décaissement rend compte au Contrôleur en chef des décaissements. Il/Elle travaille au sein de l’équipe chargée d’assurer les décaissements en temps opportun des produits du Groupe de la Banque et des projets cofinancés, conformément aux accords de prêt et protocoles pertinents et aux politiques du Groupe de la Banque.

PRINCIPALES FONCTIONS :

  • Recevoir les demandes de décaissements transmises à la Banque pour paiement ;
  • Fournir un service de saisie des données précis et efficace au niveau du registre des décaissements ;
  • Déterminer l’exhaustivité des demandes de décaissement (s’assurer que les coordonnées bancaires du bénéficiaire sont complètes, confirmer les demandes signées par les personnes dûment autorisées, etc.) ;
  • Mettre à jour les demandes de décaissement dans SAP au fur et à mesure que des informations supplémentaires précédemment incomplètes sont fournies et en garantir l’exhaustivité ;
  • Établir un lien entre les demandes de décaissement enregistrées dans SAP et les demandes de décaissement électroniques stockées dans le système de gestion des documents ;
  • Créer/gérer les bases de données des emprunteurs, des agences d’exécution et des fournisseurs en veillant à l’exactitude des informations sur les comptes bancaires ;
  • Assurer la transmission idoine des demandes de décaissement entre le registre et les assistants aux décaissements/chargés de décaissement ;
  • Gérer le transfert des demandes de décaissement reçues sur la plateforme de connexion client et veiller à la transmission diligente vers le système de gestion des documents ;
  • S’assurer de l’exhaustivité des demandes de décaissement reçues et enregistrées dans SAP ;
  • Élaborer/maintenir un système de classement, d’archivage et de suivi des documents ;
  • Créer et entretenir un système de classement électronique pour les principaux documents de décaissement ;
  • Garantir l’exhaustivité, la qualité et l’accessibilité des documents produits et reçus au niveau de la Division ;
  • Assurer une gestion efficace de l’espace d’archivage attribué au Département ;
  • Gérer la messagerie de la Division et les dossiers partagés ;
  • Administrer la plateforme de connexion des clients et aider ces derniers à s’enregistrer ;
  • Répondre aux questions des clients soumises sur la plateforme client connection ;
  • Travailler avec les développeurs de systèmes pour élaborer de nouvelles fonctionnalités et améliorer les processus de décaissement existants ;
  • Participer à la formation des assistants aux décaissements et des chargés de décaissement du siège et des bureaux pays sur les procédures d’enregistrement ;
  • Participer à la conception de supports de formation sur l’enregistrement des décaissements ;
  • Répondre aux requêtes liées à la procédure d’enregistrement des décaissements
  • S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait être confiée par la direction.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances)

  • Être titulaire d’une licence en gestion des systèmes d’information ou tout domaine apparenté ;
  • Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience pratique et pertinente dans ce domaine ;
  • Avoir une connaissance approfondie de Microsoft Excel et des compétences avérées dans l’utilisation d’autres logiciels courants de la Banque, notamment SAP, Word, Access et PowerPoint. Une bonne connaissance du logiciel Capture Perfect et du logiciel de système d’archivage (DARMS-IBM FileNet) sera un atout ;
  • Avoir une bonne maîtrise de l’utilisation d’un système de gestion centralisée des données dans un environnement d’archivage complexe et dynamique ;
  • Avoir des compétences de haut niveau en matière de communication et d’organisation ;
  • Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
  • Avoir de solides compétences analytiques, avec une grande capacité numérique et le souci du détail ;
  • Être capable d’interagir et de fournir un retour d’information.

 

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