LA BAD recrute ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

LE POSTE : BAD 
Le/la titulaire du poste sera appelé(e) à fournir un soutien administratif dans la coordination des processus de travail et des activités multiples et diversifiés au sein de la Division, en veillant à ce que les décisions prises par la Direction soient efficacement mises en œuvre.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
Sous la supervision du Directeur principal, l’Assistant(e) administratif(ve) (STS) assumera les fonctions suivantes :

Apporter son concours à l’organisation des séminaires de la communauté mondiale de pratique.
Prêter son concours pour la relecture et l’édition des produits du savoir.
Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département.
Veiller à ce que les documents présentés au Directeur pour signature soient complets, et soient accompagnés des pièces jointes et des documents de référence nécessaires.
Fournir des informations de base au Directeur/Chef de division pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
Relayer l’information entre le Directeur, le Chef de division et les autres membres du personnel du Département.
Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les chefs de division.
Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Directeur, selon les horaires et le programme de ce dernier pour la semaine.
Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département.
Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au Département.
Organiser les voyages du Directeur, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.
Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir.
S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son superviseur.
Fournir une assistance d’ordre administratif.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience et connaissances) :
Être titulaire d’au moins une licence en économie, comptabilité, droit, sciences politiques ou dans un autre domaine connexe.
Posséder une expérience pertinente d’au moins quatre (4) ans dans un service administratif à un poste similaire.
Avoir de l’expérience dans la rédaction professionnelle, la rédaction de documents juridiques ou politiques, etc.
Avoir une bonne maîtrise des services administratifs et de soutien de bureau, y compris des systèmes et les procédures y afférents.
Démontrer de bonnes compétences en coordination — être méthodique et organisé(e).
Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.
Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais ou en français.
Démontrer de bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles.

Être capable de réfléchir vite afin de répondre aux demandes immédiates.
Faire montre d’une flexibilité d’adaptation, d’une attitude positive face au changement et d’une approche constructive et créative de la résolution de problèmes.
Maîtriser l’utilisation des équipements courants (ordinateur, fax, numériseur, photocopieur, etc.).
Faire preuve d’aptitudes en matière de communication.
Avoir de bonnes capacités en matière de résolution de problèmes.
Être orienté(e)-client.
Savoir travailler en équipe.
Faire preuve d’efficacité opérationnelle.
Faire preuve d’innovation et de créativité.
Avoir le souci du détail.
Être doté(e) de bonnes compétences analytiques.
Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint et Access). La maîtrise de SAP serait un avantage concurrentiel.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL (LE TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE).

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