L’ ONU Femme recrute Assistant(e) Administratif(ve) appui au Procurement & RH – BAC+2

Duties and Responsibilities – ONU 

Assurer l’administration et le fonctionnement effectif et efficace du bureau Pays :
Fournir un soutien administratif et opérationnel général au CO/MCO en conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes.
Appuyer l’administration dans l’organisation des voyages et des réservations d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et d’indemnités journalières de subsistance, les cartes d’identité et autres documents ;
Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
Fournir un soutien administratif à l’entretien des locaux et des services communs, selon les besoins Tenir à jour un système de classement garantissant la conservation des documents confidentiels, si nécessaire.

2. Appuyer les opérations pour un fonctionnement efficace
Appuyer l’associée administrative dans les processus de passation des marchés et à l’organisation des processus de passation des marchés, dont notamment la préparation des documents sur les RFQs, ou les RFPs, la réception des devis, des soumissions ou des offres, leur évaluation primaire Contribuer à la prestation de services de logistique ;
Veiller à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après : (i) Pleine conformité des activités de passation des marchés avec les règles, règlements, politiques et stratégies de ONU Femmes; (ii) Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels de passation des marchés du Bureau et mise en œuvre des procédures d’utilisation internes (SOPs) en Passation des Marchés et de Logistique en collaboration avec le Superviseur direct et les Responsables du Bureau ; (iii) Contribution à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement, dans le but de mettre à jour le fichier des fournisseurs.
Préparer les Bons de Commande et les contrats dans le cadre des contrats de services/prestations,
Tenir /maintenir le système d’enregistrement au niveau de l’Unité de Passation des Marchés/Achats,
Appuyer dans la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne qui permet de s’assurer que les Bons de Commande sont préparés et partagés convenablement ;
Prendre les mesures correctives opportunes par rapport aux Bons de Commande avec des vérifications des erreurs sur le budget et les autres problèmes ;
Appuyer l’associée administrative pour la fourniture de services logistiques, notamment pour : (i) L’achat de billets d’avion et la préparation des Bons de Commande, les arrangements relatifs aux envois, l’organisation de l’entretien des véhicules, les dispositions à prendre pour la tenue des conférences ; (ii) La conduite, en temps utile, de l’étude sur le DSA, les Agences de Voyage, l’entretien des véhicules, les hôtels, et dispositions à prendre pour la tenue des conférences.

3. Appuyer le service des Ressources Humaines du bureau pays sur la gestion des questions administratives liées aux ressources humaines :

Assurer la tenue et le suivi régulier des fiches de présence du personnel.
Apporter un appui dans les processus de recrutement du personnel et consutants
Assurer le suivi, en lien avec le point focal HR du bureau pays, bureau régional et du siège, des congés du personnel et apporter une assistance pour une bonne planification des congés (Plans de mission et de congés).
Assurer le suivi, en lien avec le point focal HR du bureau pays, le suivi de l’exécution des formations mandataires assignées aux staffs.
Diffuser les informations sur les programmes de renforcement des capacités du staff organisées à partir du siège (à travers le Webinar ou par téléconférence) et sur les possibilités locales de formations offertes aux staffs UN.

4. Appuyer un appui dans la coordination et la gestion des actifs

Assurer et contrôler et maintenir les fournitures de papeterie du bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d’un registre de distribution ;
Appuyer la gestion des actifs du bureau, préparer et soumettre des rapports d’inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en stock ;
Réaliser l’inventaire annuel et périodique des équipements du bureau.

5. Partage, renforcement et gestion des connaissances :

Fournir un soutien administratif au développement et au partage des connaissances
Fournir un soutien administratif dans l’organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur des questions administratives ;
Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’administration, d’achats et de ressources humaines.

Competencies

Démontrer intégrité et capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et standards d’éthique des Nations Unies.
Etre apte à travailler en équipe et à apporter une réponse adéquate aux attentes;
Bonne connaissance des règlements et procédures administratives d’ONU Femmes et règlements relatifs au personnel des Nations Unies;
Fait preuve d’une excellente connaissance du code de la route et des règlements relatifs à la conduite et avoir des capacités pour les réparations mécaniques mineures;
Fait preuve d’une excellente connaissance des questions de sécurité;
Fait preuve d’une bonne connaissance du protocole;
Disposer d’aptitude à la planification et à l’organisation de son travail de façon autonome;
Savoir utiliser l’outil informatique et l’Internet;
Reste calme et garde son contrôle dans les situations de pression;
Discrétion et respect de la confidentialité;
Disposer de bonnes références professionnelles.

Required Skills and Experience

EDUCATION

De nationalité ivoirienne, le/l’Assistant(e) (e) doit avoir au minimum BAC+2 en administration, Ressources humaines, finances ou autre domaine équivalent
Formation / certification en Achats/ de Passation de Marchés serait un atout
EXPERIENCE

Au moins 2 ans d’expérience pertinente en administration notamment dans une unité d’Achat et/ou de ressources humaines ;
Connaissances en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel);
La connaissance de Atlas serait un atout.
Avoir une expérience dans le Système des Nations Unies constituerait un atout.
LANGUE:

Jouir d’une parfaite maîtrise de l’anglais et du français écrit et oral ; parler couramment le français et l’anglais et être à l’aise à travailler dans les deux langues.

POSTULEZ ICI

" Attention !!! NE DONNEZ AUCUNE SOMME D'ARGENT pour obtenir un emploi sur Projobivoire  au risque de vous faire arnaquer ! Pour signaler une offre, écrivez nous via WhatsApp ici

Informations complémentaires

Partager cette offre d'emploi


Articles les plus vus