IPA recrute Assistant (e) Administratif (ve) et Logistique

Description du poste
AVIS DE RECRUTEMENT
Innovations for Poverty Action recrute un(e) Assistant (e) Administratif (ve) et Logistique pour ses bureaux de l’Afrique de l’Ouest Francophone
DATE DE DEBUT SOUHAITEE : Immédiatement disponible et au plus tard le 15 août 2022
TYPE DE POSITION : CDD de 1 an renouvelable incluant une période d’essai de 03 mois renouvelable une fois
AFFECTATION : Abidjan, Côte d’Ivoire
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chargé de Opérations et de la sûreté de IPA FWA

1. Supervision et missions principales
L’assistant(e) administratif (ve) et logistique est sous la supervision du chargé de Opérations et de la sûreté de IPA FWA. Il/Elle est responsable d’organiser la vie du bureau et de véhiculer une image positive au sein et à l’extérieur de l’organisation.
A ce titre il/Elle est chargé(e) des tâches suivantes :

 Gestion administrative
• Accueillir, renseigner, et orienter les visiteurs
• Gérer les appels téléphoniques et le carnet d’adresses ;
• Rédiger et gérer le courrier physique et électronique : enregistrement, distribution et classement ;
• Gérer les rendez-vous internes et externes des responsables des différents projets d’IPA ;
• Faire le suivi et les relances des correspondances avec les partenaires d’IPA ;
• Effectuer diverses tâches administratives : saisie, photocopie, scannage, préparation de parapheurs ;
• Appuyer à l’organisation des cadres d’échanges interne et externe : réunions, conférences, atelier, workshops ;
• Organiser les missions du personnel : réservation de billet d’avion, d’hôtel, taxi, obtention de visas, ordre de mission ;
• Appuyer les finances pour les paiements des consultants et fournisseurs ;
• Gérer la police d’assurance accident des consultants d’IPA ;
• Participer, Préparer et diffuser les comptes rendus de réunions du bureau dans les 72 heures suivant la réunion ;
• Diffuser et classer les lettres/notes/bulletins dès réception. Répertorier et classer le courrier « départ » et « arrivée » ;
• Mettre à jour le répertoire téléphonique et les autres coordonnées du bureau
• Aider à la publication et à la préparation des appels d’offre en coordination avec le demandeur, recevoir les plis et participer au dépouillement si besoin des dossiers pour l’acquisition de biens et de services ;
• Aider à la préparation des recrutements et préparer la salle de réunion en vue des tests écrits.

 Gestion de la logistique et sécurité
• Veiller aux protocoles de sécurité et de sante, lies a la Covid-19 et autres, avec coordination du personnel de sécurité au Burkina Faso et avec le leadership d’IPA FWA ;
• Réaliser les différentes étapes des achats de biens et services conformément au manuel des procédures de IPA ;
• Gérer la base de données des fournisseurs ;
• S’assurer de la présence et de la bonne utilisation du carnet de bord des véhicules ;
• Superviser le suivi des consommations des véhicules et des groupes électrogènes des équipes ;
• Collecter et mettre à la disposition de l’équipe Finance l’exhaustivité des factures et de tous les documents qui s’y rapportent ;
• Pour être enregistrés dans les mois ou périodes concernés conformément à la politique de clôture de IPA ;
• S’assurer de suivre avec précision l’utilisation des cartes carburant et de facturer aux projets ayant utilisé le carburant tout en veillant
• À mettre à la disposition de l’équipe Finance les factures pour être comptabilisées dans les bonnes périodes ;
• Procéder à la réconciliation du solde des cartes carburant avec la Finance chaque mois ;
• Superviser les activités de l’agent d’entretien au bureau et du service de gardiennage ;
• Assurer de la bonne qualité des équipements (bâtiment – tablettes – ordinateur et la connexion internet) avec le soutien du chargé des opérations et de la sécurité ;
• Veiller à ce qu’un stock minimum de vivre, de matériels bureautiques et de matériels de secours/pharmaceutiques soient disponibles pour le bureau ;
• Exécuter toutes autres tâches de ses compétences confiées par les supérieurs hiérarchiques.

2. Evaluation
L’assistant(e) administratif (ve) et logistique doit définir en début de chaque année des objectifs planifiés avec des résultats mesurables selon le canevas d’IPA. Ces objectifs feront l’objet d’une évaluation à mi-parcours puis en fin d’année afin d’apprécier le travail de l’Employé et relever les points qu’il faille améliorer.

Profil du poste
3. Qualifications et Expertises
• Être titulaire au moins d’un diplôme universitaire BAC+2 ou 3 en administration et/ou Logistique, en gestion ou dans un domaine équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle d’un minimum de deux ans dans le domaine de l’administration et de la logistique ou tout autre domaine similaire ;
• Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel et Word) ;
• Avoir des aptitudes à travailler en équipe et à respecter les délais ;
• Avoir une excellente maîtrise du français, bonnes connaissances de l’anglais est un atout.

4. Aptitudes
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;
• Respecter la confidentialité ;
• Avoir un bon sens de l’organisation et des priorités ;
• Aptitude à communiquer efficacement par email ;
• Grande capacité d’adaptation et d’autonomie ;
• Capacité à faire preuve de rigueur et de précision dans le travail ;
• Habileté à suivre les procédures et à être méthodique ;
• Avoir le sens des responsabilités, intégrité, honnêteté et professionnalisme.

Dossiers de candidature

5. Pour postuler
Pour postuler, Il faut posséder un compte Gmail pour pouvoir remplir le formulaire en ligne.
Veuillez impérativement remplir le formulaire que vous trouverez en visitant l’adresse internet suivante (veuillez écrire l’adresse ci-dessous dans votre navigateur internet) :  https://urlz.fr/iJMK

Les candidats présélectionnés seront invités à soumettre un dossier de candidature composé de :
 Curriculum Vitae daté et signé comprenant 3 références dont 1 correspondant au plus récent superviseur direct ;
 Lettre de motivation adressée à Mr. Le Directeur Pays de l’ONG Innovations for Poverty Action ;
 Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide ;
 Photocopie des diplômes, certificats et attestations de travail.
6. Procédure de recrutement
i. Présélection sur dossier ;
ii. Test écrit ;
iii. Entretien individuel.

NB :
 Les dossiers incomplets ou ne correspondant pas au profil ne seront pas examinés.
 Seuls les candidats qui auront franchi l’étape de la présélection sur dossier seront contactés pour le test écrit.
 Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
IPA (Innovations for Poverty Action) découvre et promeut des solutions efficaces pour résoudre les problèmes de pauvreté mondiale. IPA réalise des évaluations aléatoires pour tester et améliorer l’efficacité de politiques et de programmes visant à réduire la pauvreté. Elle diffuse ces études aux décideurs et travaille avec des États, des ONG, des fondations et des organisations internationales d’aide au développement pour promouvoir la généralisation des politiques et programmes les plus efficaces, au niveau mondial.
Pour plus d’information, visitez le site internet www.poverty-action.org

Date limite pour postuler : Mercredi 20 juillet 2022 à 23h59 minutes.