GIZ recrute Réceptionniste

Description du poste – Réceptionniste

POSTE: RECEPTIONNISTE – CDD 1 AN RENOUVELABLE

A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

 représentation du Bureau centrée sur les clients et le service : accueil téléphonique irréprochable, accueil personnel des visiteurs et visiteuses et espace d’attente soigné ;
 services téléphoniques concernant la GIZ ;
 gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ;
 exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

B. Attributions
1. Services d’accueil téléphonique et de réception

Le/la titulaire du poste

 répond au téléphone, traite, reprend ou transfère les appels et les messages ;
 utilise le répondeur téléphonique de manière appropriée ;
 enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) ;
 veille au confort des visiteurs en leur proposant journaux, rafraîchissements, etc.

2. Travaux et services de bureau

Le/la titulaire du poste

 Veille à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire de personnes contenant les coordonnées de contact (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques) ;
 trie et distribue le courrier entrant (messages électroniques, télécopies, autres documents officiels) ;
 Organise la transmission des courriers sortant ;
 Effectue la remise des chèques aux prestataires et fournisseurs.
 Réalise l’archivage physique et électronique des courriers.
 S’occupe de la gestion de la salle de réunion (planifications de réunion ; suivi ; entretiens)

3. Autres attributions

Le/la titulaire du poste

 Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son.sa supérieur.e.

Profil du poste

C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification

 BAC + 2 / diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire
 Gestion administrative- secrétariat- Communication

Expérience professionnelle

 Au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire.

Autres connaissances/compétences

 Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
 Très bonne maîtrise (à l’oral et à l’écrit) de la langue véhiculaire européenne du pays ; connaissances en allemand souhaitées ;
 Courtoisie et serviabilité à l’égard des visiteurs.

Dossiers de candidature

Vous êtes invité.e à présenter votre dossier au plus tard le 02 juin 2023
au cas où votre profil répond aux exigences du poste.

Le dossier contenant :
– Le Curriculum Vitae et la lettre de motivation
– Les copies de vos diplômes (obligatoires)
– Les références des emplois antérieurs
– Les prétentions salariales en BRUT (obligatoire)

est à déposer physiquement sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan
en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire
AVEC LA MENTION DE L’INTITULE DE POSTE

Les candidat(e)s peuvent également envoyer leur dossier par courriel à l’adresse
électronique suivante AVEC EN OBJET L’INTITULE DE POSTE : recrutement-cote-ivoire@giz.de

Les candidatures féminines sont vivement recommandées

• Type d’offre : Emploi
• Métier(s): Assistanat de Direction, Commerce et Administration des Entreprises, Communication, Secrétariat
• Niveau(x): BAC+2, BAC+3
• Expérience: 3 ans
• Lieu: ABIDJAN
• Date de publication: 19/05/2023
• Date limite: 02/06/2023