Expertise France recrute Responsable Logistique et Événementiel (H/F)

À propos de l’offre d’emploi
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Le Responsable Logistique et Événementiel appuie le Coordinateur des Fonctions Transversales (CFT) pour le pilotage des activités logistiques des projets et du bureau.
Elle/il s’assure du bon approvisionnement du bureau et des projets.
La/le responsable Logistique assure le suivi des équipements du bureau : véhicules, télécommunication et informatiques. Elle / Il a la responsabilité des chauffeurs et des femmes de
ménage ;
Elle/il le garant du respect des règles de gestion des équipements.
La/le responsable logistique assure la formation continue des équipes aux procédures logistiques.
Elle/Il assure le reporting logistique du bureau auprès du coordinateur et du siège.
Elle/il assure l’intérim du Coordinateur des Fonctions transversales sur les questions en cas d’absence.
Les principales missions confiées au Responsable Logistique et Événementiel sont les suivantes :

Supervision de la gestion du stock fournitures du bureau

• Suivre les stocks de fournitures de bureau et faire des inventaires régulièrement
• Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme en lien avec les opérationnels, le siège et le Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT).
• Superviser l’archivage pour les dossiers logistiques
• Elaborer et superviser le suivi des actifs

Gestion du parc véhicules

• Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
• Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules
• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (logbook, contrats, assurances, registration…)
• S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules
• S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, logbook, suivi carburant et des déplacements, etc.)
• Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes

Gestion de la télécommunication

• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
• Gestion de la procédure de crédit téléphonique
• S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication
• Tenir à jour l’état de parc du matériel de télécommunication
• Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel de télécommunication du bureau

Gestion du parc informatique

• Participer au dimensionnement du parc informatique des projets et du bureau
• Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• Entrer en contact avec le prestataire de service pour support technique
• S’assurer que les sauvegardes automatiques hebdomadaires soient réalisées
• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
• Tenir à jour l’état de parc informatique du bureau
• Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel informatique du bureau
• Suivi des abonnements logiciels et des maintenances éventuelles

Gestion du support

• Connaissances minimales autour du fonctionnement des applications (Appui fonctionnel
• Prise en charge du support technique pour les aspects d’infrastructure locale (réseau, serveurs, communications)
• Prise en charge du support utilisateur pour les aspects techniques et fonctionnels d’utilisation de la bureautique ou d’accès aux SI
• Etc…

Gestion du réseau et de la sécurité des accès

• Gestion/suivi des lignes de communications et équipements associés (Wan, 4G Data, etc…)
• Gestion/suivi des réseaux locaux et accès aux équipements (filaire, wifi, etc..)
• Gestion éventuelle des domaines locaux
• Etc..

Missions et évènements

• Gérer, avec l’appui de son équipe, tous les aspects logistiques et administratifs concernant les missions et les évènements
• Mettre en place, en lien avec le CFT, une procédure et modalité de fonctionnement efficace pour le faire

Sécurité/Sûreté

• Préparer le document interne de suivi de la sécurité
• Classer et archiver les documents relatifs à la sécurité
• En lien avec la Direction Sûreté contribuer à la mise en place et au respect des lignes et consignes
• En lien avec la Coordinatrice Régionale Sûreté, faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sûreté

Ressources humaines:

• Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
• Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
• Superviser la bonne réalisation des plannings du bureau (femmes de ménage, chauffeurs…)
• Former les équipes logistiques aux procédures EF
• Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés

Capitalisation / Reporting / Représentation

• Remplacer provisoirement le CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne
• Elaborer en lien avec le CFT les reportings mensuels logistiques
• Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs
• Superviser l’archivage des documents juridiques et logistiques du bureau et des projets en lien avec les moyens généraux au Siège.

Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD), pour un monde en commun

La Côte d’Ivoire est le deuxième pays d’intervention d’Expertise France pour la région du Golfe de Guinée. L’agence y met en œuvre de nombreux projets régionaux et intervient sur une grande diversité de thématiques (éducation, santé, énergie, finances publiques, sécurité…).La/le responsable logistique est sous l’autorité hiérarchique du Coordinateur des Fonctions transversales et est en lien avec les services moyens généraux, informatiques et sécurité à Paris.

Qualifications :

• Formation supérieure en logistique, informatique, supply chain
• Connaissance des règles bailleurs et notamment le PRAG (UE) ;
• Capacité à travailler dans un contexte exigeant ;
• Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ;
• Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ;
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques ;
• Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
• Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
• Excellente expression écrite et orale en français et en anglais

Expérience professionnelle :

• Expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire
• Expérience d’encadrement d’équipe ;
• Expérience avec bailleurs de fonds (Union Européenne) et reporting financier exigée

POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (Relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Le Responsable Logistique et Événementiel est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Coordinateur des Fonctions Transversales.
Il/ Elle a autorité hiérarchique sur le Chargé logistique, les chauffeurs, les agents de ménage
Il/ Elle est sous l’autorité fonctionnelle du service informatique et des services généraux

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