Description du poste
POSTE : Expert.e en achat de Biens et Matériels (Achats et Contrats) _ ABIDJAN
CDD 1 an renouvelable
A. Domaine de responsabilité
Dans le cadre de votre fonction, vous traitez toutes les missions relevant de votre domaine de responsabilité et conseillez les cadres de direction et les collaborateur.trice.s en tant qu’interlocuteur.trice principale pour toutes les questions relatives au domaine thématique concerné, notamment pour les achats de matériels et équipements localement et à l’international, les déclarations de douane et les formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules. Vous êtes en outre chargé.e de l’accompagnement technique de collègues des bandes 2 et 3 et responsable de la qualité du résultat du marché.
Vous transmettez de manière compréhensible des directives, conditions d’ensemble et restrictions pertinentes relatives à votre marge de manœuvre dans le respect des P+R et des principes de conformité.
Vous coordonnez la passation des marchés, convenez et concluez des contrats dans le respect de toutes les exigences légales, des stipulations contractuelles, des prescriptions sociales et de la politique d’entreprise et assurez le suivi de leur gestion ou de leur exécution.
Ce faisant, vous recherchez et identifiez les fournisseurs et prestataires potentiels, soumettez des offres et évaluez ces dernières.
Votre fonction inclut une étroite concertation avec les programmes et les projets dans le but de clarifier les détails relatifs à leurs demandes d’achats et de proposer des solutions.
En concertation avec les autres membres de l’équipe et votre supérieur.e hiérarchique, vous coordonnez également toutes les requêtes émanant du secteur d’activité qui vous sont adressées afin qu’elles soient traitées avec diligence et compétence. Vous résolvez les problèmes qui se posent dans votre domaine d’attribution en vous appuyant sur les réglementations existantes et signalez les défis plus complexes à votre supérieur (e) hiérarchique.
Vous participez à la poursuite du développement des processus dans votre domaine de responsabilité, êtes responsable de la gestion des connaissances et élaborez et diffusez de la documentation. Si nécessaire, vous facilitez l’initiation d’autres expert.e.s et leur prêtez appui pour l’exécution de leurs tâches.
B. Attributions
1. Tâches de gestion des achats de projets/programme
Le/la titulaire du poste
Mène à bien tout le processus de traitement des demandes d’achat formulées par les projets
Assure la préparation des appels d’offres publiques, restreint ou achat direct, en effectuant la rédaction des dossiers d’appels d’offres ou de demande de cotation.
Assure la publication dans les médias des appels d’offres
Assure l’évaluation administrative, financière, et technique des appels d’offres en collaboration avec les projets/programme
Edite les bons de commandes et autres documents d’achats via le Logiciel PROSOFT
Fais le suivi des commandes et de leur exécution complète, ainsi que la résolution des problèmes avec les fournisseurs
Communique en temps utile avec les programmes /projets sur l’état de leurs achats
Renseigne le tableau de bord des achats et autres documents de suivis
Place les commandes en ligne sur la plateforme GIZ et en fais le suivi jusqu’à la réception.
Etablie les franchises douanes au niveau du MAE et tous autres documents nécessaires à l’importation
Insère les dossiers d’achats dans le DMS (système d’archivage électronique) conformément aux Règles de la GIZ
Fais le suivi des inventaires et des données relatives aux stocks et aux achats.
2. Tâches de gestion administratives
Le/la titulaire du poste
Établit les Formalités administratives des expatriés (Visa, carte spéciale, carte de séjour, importation des effets et des véhicules personnels, …)
Suit les immatriculations et la cession ou vente des véhicules des projets/programme et des véhicules personnels
3. Tâches de gestion du parc automobile des projets et du Bureau
Le/la titulaire du poste
Assure l’Edition de l’assurance locales des véhicules
Assure les déclarations de sinistres locales
A la charge du suivi du parc auto du Bureau
Assure la bonne tenues des carnets de bord des véhicules du Bureau
4. Tâches d’appui logistique au bureau de la GIZ et aux projets
Le/la titulaire du poste
Appuie au Bureau, à la logistique et aux projets/Programme
Participe aux formations internes aux personnels GIZ sur la thématique des achats et de la Logistique.
Assure toutes autres tâches de support qui lui seraient attribuées
Profil du poste
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
BAC+4 management des Achats, logistique-transports, commerce international
Diplômes de fin d’études en Achats, gestion, logistique et transports, commerce international ou diplôme et certificats équivalents
Expérience professionnelle
Au moins 3 à 5 ans (dans le domaine recherché) d’expérience professionnelle dans le domaine des achats, logistique et transports.
Expérience dans un organisme de coopération internationale/ ONG internationale serait un avantage
Autres connaissances/compétences
Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
Maîtrise des méthodes de gestion financière
Bonnes connaissances des règlements GIZ dans le domaine d’administration et bonnes connaissances de SAP, MS-Office,
Flexibilité, rigueur, très bonne organisation, discrétion, capacité à apprendre très vite et à s’adapter
Langues : Anglais et/ou Allemand (lu, parlé et écrit) serait un atout
Dossiers de candidature
Vous êtes invité.e à présenter votre dossier au plus tard le 26 septembre 2023 au cas où votre profil répond aux exigences du poste.
Le dossier de candidature doit impérativement (OBLIGATOIRE) contenir :
– Le Curriculum Vitae et la lettre de motivation
– Les copies de vos diplômes
– Les références des emplois antérieurs et
– Les PRETENTIONS SALARIALES EN BRUTS
Les candidat(e)s sont à envoyer par courriel à l’adresse électronique ci-dessous AVEC EN OBJET l’intitulé du poste
recrutement-cote-ivoire@giz.de
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