EXCELIAM recrute CHARGE ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL

Description du poste – CHARGE ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL

Sous le contrôle direct du Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH, le titulaire du poste est chargé de :

a) ACTIVITES TECHNIQUES
• Les Activités liées à l’Administration du Personnel
– Assurer la gestion des effectifs sous le contrôle du Responsable des Ressources Humaines et du Superviseur;
– Assurer la gestion des effectifs occasionnels des travaux neufs sous le contrôle du Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH et du Superviseur;
– Gérer les mouvements du personnel en terme de permission, d’absences justifiées ou non et transmettre les différentes variables au Service de l’Administration et des Ressources Humaines ;
– Participer à l’élaboration des plannings des congés annuels en collaboration avec le Service de l’Administration des Ressources Humaines :
– Assurer et mettre en place la matrice de suivi des contrats de travail du personnel;
– S’assurer de la mise à jour de la qualification des différents corps de métiers;
– Assurer le suivi l’effectivité du pointage électronique ;
– Assurer le suivi des cartes de pointage manuel des Agents avec la collaboration du Superviseur et les transmettre au Service de l’Administration et des Ressources Humaines pour traitement relatif à la paie ;
– Initier des demandes d’explications et faire valider le contenu par le Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH avant transmission au salarié concerné ;
– Assurer la gestion de la pointeuse biométrique installée;
– Assister le Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH dans la préparation et l’animation des réunions avec les Représentants du personnel, ainsi que le suivi du respect des règles et lois en vigueur en Côte d’Ivoire relatives à la représentation du personnel.
– Produire tous les fin de mois des états statistiques et tableaux de bord de gestion du personnel du et les transmettre au Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH ;
– Garantir la qualité du climat social par une écoute active des salariés ;
– Participer à l’évaluation du personnel ;
– Participer à la mise en place d’un plan de succession et de carrière;
Etablir les bordereaux de réception, les attachements des travaux mensuels, calculer les gains et faire valider par les Responsables et/ou les Représentants;
Transmettre le calcul des gains après validation au Service de la Comptabilité pour facturation et comptabilisation ;
– Suivre les demandes de macarons des véhicules, laisser passer et s’assurer de leur disponibilité ;
– Suivre les demandes de badges d’accès et s’assurer de leur disponibilité et renouvellement ; pour le personnel et autres tiers.
– Proposer des activités liées au Social ;
– Participer aux activités liées au Comité de Santé et Sécurité au Travail (CSST) ;
– Participer aux activités opérationnelles initiées par la Cellule HSE ;
– Participer activement au réunion technique ;

– Assurer la communication interne et externe en liaison avec le Service de l’Administration des Ressources Humaines ;
– Administrer et gérer les tableaux d’affichage (ainsi que des contenus des documents ou annonces affichés);
– Mettre en place des mesures pour anticiper les conflits sociaux ;
– Mettre en place des mesures pour prévenir et empêcher les conflits;
– Participe a la rédaction des rapports techniques de réunions mensuelles des travaux journaliers avec les Responsables de sites;
– Assurer l’interface au plan administratif;
– Assurer le suivi des devis et le dépôt des factures à la Comptabilité;
– Suivre les travaux d’astreinte et des week-ends
– S’assurer du paiement des transports du personnel.
– S’assurer du renouvellement et du dépôt des documents administratifs (Attestation des responsabilités civil ; multirisque ; certificats soudeurs…) chaque année dans les délais
– Appliquer la stratégie commerciale de la Société;
– Assurer les remontées d’informations du client a la direction et participer à leur analyse afin d’identifier les évolutions du marché et les opportunités en y adaptant le positionnement de l’entreprise;
– Identifier des cibles commerciales pertinentes (veille concurrentielle) pour la force commerciale ;
– Exécuter le plan de prospection défini par sa hiérarchie;
– Mettre régulièrement à jour son fichier client ?;
– Assurer le suivi et le recouvrement des bons de commandes et des chèques et les transmettre au Service de la Comptabilité
– Distribuer les appels d’offres;
– Réaliser les visites commerciales sur le terrain, appliquer les directives sur l’approche commerciale;
– Participer au bon dimensionnement de l’équipe sur la supervision du responsable
– Participer aux séances de travail régulières avec toutes les Services pour définir les méthodes de travail et harmoniser les points de vue pour la fidélisation de la clientèle et l’acquisition de nouveaux marchés ;
– Participer aux réunions périodiques du Département Commercial ;
– Participer à la structuration et au développement de l’activité commerciale ;
– Proposer des actions de fidélisation de la clientèle et les opérationnaliser après validation de la Hiérarchie ;
– Participer à la rédaction, au dépôt et au suivi des offres technique et financière (Devis) de son portefeuille;
– Mettre en œuvre la stratégie marketing et communication applicable à son portefeuille ;
– Renforcer la visibilité et la notoriété de l’Entreprise auprès du Client ;

b) ACTIVITES D’ADMINISTRATION GENERALE
– Participer à la fixation et la négociation de ses objectifs (clairs et mesurables) ponctuels et annuels clairs avec son Supérieur Hiérarchique ;
– Participer à l’évaluation de ses performances avec le Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH;
– Renforcer ses capacités opérationnelles à travers les sessions de formation organisées par le Service de l’Administration et des Ressources Humaines ;
– Participer aux évaluations post- formations suivies afin de mesurer l’impact de celles-ci sur votre performance;
– Faire viser tous documents administratifs (demande de permission, congés, fiche de demande de personnel…) par le Superviseur et les transmettre au du Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH pour validation par la Directrice Générale;
– Participer aux réunions périodiques organisées par sa Hiérarchie pour échanger sur les synergies interservices et favoriser ainsi la communication;
– Participer à l’élaboration du budget de votre Département ;
– Rendre compte continuellement de tous les faits et opérations exceptionnels du Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH pour le volet administratif et à la Directrice Générale pour le volet commercial et marketing ;
– Participer aux réunions du Département, pour y présenter le KPI (Key Performance Indicator) ;
– Veuillez au respect des procédures commerciales et marketing et au besoin proposer les éléments nécessaires à leur amélioration ;
– Veiller au respecter des consignes d’Hygiène, de Sécurité et de l’Environnement (HSE) pour la pérennisation du MASE.
– S’assurer du respect de la procédure d’opérationnalisation du marché acquis (lettre d’adjudication, facture pro-forma, bon de commande, facture d’acompte,…) de son portefeuille;
– S’assurer de recouvrement effectif de toutes les créances échues conformément aux conditions convenues avec le Client ;
– S’assurer de la Contractualisation de tous les marchés conclus de son portefeuille en relation avec sa Hiérarchie;
– Participer au suivi de l’exécution du projet de son portefeuille ;
– S’assurer du recouvrement effectif des toutes les sommes échues conformément aux conditions convenue avec le Client ;
– Rédiger des reporting ou rapports périodiques d’activités à adresser à sa Hiérarchie ;
– Concevoir et mettre à jour les tableaux de bord relatifs à son activité.

Profil du poste

a. Connaissances
Ce poste requiert de bonnes connaissances en :

• Organisation de l’Entreprise, de sa Culture Interne et des Usages Etablis ;
• Législation du travail ;
• Santé et Sécurité au Travail ;
• Management d’une Equipe ;
• Communication Interpersonnelle ;
• Techniques de Vente et de Marketing ;
• Techniques de Prévention et de Gestion des Conflits ;
• Techniques de Négociation ;
• Techniques Rédactionnelles ;
• Procédure de recouvrement des créances. ;
• Raffinerie.
-La pratique de l’informatique et de l’Internet est une nécessité à ce poste.

b .Formation
• BAC + 3/4 en Gestion, en Administration, en Gestion des Ressources Humaines, Marketing et Commercial
c .Expériences professionnelles
-Une expérience réussie d’au moins cinq (05) années dans une fonction similaire.
-Une connaissance des domaines de la Tuyauterie, Chaudronnerie, Echafaudage, Soudure, des Travaux Offshore/Onshore et de la maintenance serait un atout.
d. Qualités requises
• Confidentialité
• Réelle force de proposition et de négociation
• Rigueur
• Disponibilité
• Discrétion
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Intelligence relationnelle
• Sens de l’organisation
• Sens de l’autorité
• Sens de l’anticipation Capacité à travailler sous pression

Dossiers de candidature

Veuillez envoyer votre CV à l’adresse suivante : recrutement@exceliam.com

• Type d’offre : Emploi
• Métier(s): Commerce et Administration des Entreprises, Marketing, Ressources Humaines
• Niveau(x): BAC+3, BAC+4
• Expérience: 5 ans
• Lieu: Côte d’Ivoire
• Date de publication: 06/11/2023
• Date limite: 30/11/2023