CAYAT recrute SECRETAIRE

DÉFINITION – SECRETAIRE
Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’une direction fonctionnelle ou auprès du chef d’établissement. Organiser pour le chef d’établissement et/ou les directeurs
adjoints le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques

ACTIVITÉS PRINCIPALES
*Accueil physique et téléphonique,
*Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
*Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
*Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du chef d’établissement et des directeurs adjoints,
*Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
*Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
*Prises de notes et rédaction de compte-rendu,
*Préparation et suivi de dossiers,
*Reproduction des documents,
*Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions,
*Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

SAVOIR-FAIRE REQUIS
*Utiliser les outils informatiques,
*Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
*Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
*Renseigner les interlocuteurs,
*S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
*Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du chef d’établissement,
*Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier…),
*Organiser et prioriser les activités de secrétariat
*Travailler en équipe

EXPÉRIENCE ET CONNAISSANCES CONSEILLÉES
•Bureautique
•Techniques de secrétariat
•Techniques d’accueil physique et téléphonique
•Classement et archivage
•Communication/relations interprofessionnelles
Envoyez votre CV à l’adresse :
recrutement@cayat-ci.com avec l’intitulé “SECRÉTAIRE”.