BAYARD AFRIQUE recrute ASSISTANTE ADMINISTRATIVE STAGIAIRE

BAYARD AFRIQUE
Sous la responsabilité de la direction d’établissement, votre mission principale sera de contribuer à la tenue de l’administration, du secrétariat de l’entreprise.
A cet effet, vos activités s’articuleront autour des points suivants :
• Contribuer à l’organisation des agenda des Directeurs de départements :
• Filtrer les flux téléphoniques et prendre au besoin les contacts;
• Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail avec les interlocuteurs extérieurs ;
• Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes ;
• Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocation, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réceptions des participants ;
• Assurer l’organisation pratique des déplacements à l’extérieur du pays : réservation de billet d’avion, plan de vol, hébergements …

Exécuter les opérations classiques du Secrétariat :
• Classer et archiver les documents administratifs ;
• Réceptionner et dispatcher les courriers dans les départements;
• Recevoir les appels téléphoniques entrant et les transférer au destinataire ;
• Gérer les fournitures de bureau et autres moyens matériels de l’entreprise ;
• Apporter à la direction générale tous les dossiers et courriers déposés qui la concerne ;
• Gérer la mise en place des réunions et établir les procès-verbaux de réunions ;
• Réaliser et /ou centraliser les comptes rendus des réunions de direction.

Assurer l’accueil physique et le standard téléphonique :
• Assurer l’accueil physique des visiteurs ;
• Recevoir les appels téléphoniques entrant et les transférer au destinataire ;
Assurer toutes les tâches administratives demandées par la hiérarchie

Profil du poste
Titulaire d’un BAC 2/3 secrétariat, Assistanat de Direction avec au moins 6 mois d’expériences dans le métier d’assistanat.

COMPETENCE / SAVOIR FAIRE
• Excellente connaissance des techniques d’accueil et de communication;
• Maîtriser les outils informatiques de base (world, Excel, messagerie) ;

QUALITES RELATIONNELLES ET COGNITIVES
• Etre organisée et rigoureuse ;
• Etre accueillante et courtoise ;
• capacité d’écoute, d’observation et d’analyse ;
• Savoir travailler sous pression ;
• Etre capable de gérer son temps efficacement, et de hiérarchiser ses priorités ;
• Très bon sens relationnel ;
• Savoir respecter les règles de confidentialité ;
• Bonne qualité rédactionnelle et d’expression orale ;

Dossiers de candidature
Votre dossier de candidature devra être composé d’un CV, d’une lettre de motivation à envoyer : candidature@bayard-afrique.com au plus tard le 25 Juin 2022
NB : Prière de mentionner le poste en objet et d’envoyer vos dossiers en fichiers PDF

• Type d’offre : Stage
• Métier(s): Assistanat de Direction, Communication, Commerce/Ventes, Secrétariat
• Niveau(x): BAC+2
• Expérience: 1 ans
• Lieu: ABIDJAN
• Date de publication: 20/06/2022
• Date limite: 25/06/2022