ASSISTANTE DE DIRECTION POLYVALENTE AVEC CONNAISSANCE EN MONTAGE D’APPEL D’OFFRES

Description du poste – ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste DISPONIBILITE IMMEDIATE
MISSIONS
• Apporter un support à la Directrice Générale pour les travaux de saisie, de classement du courrier et de gestion de l’agenda ;
• Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie (organisation de réunions ou/et de missions) qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.
Sous le contrôle direct de la Directrice Générale, la titulaire du poste est chargée de :

Profil du poste

a) Activités de Secrétariat
• Au Titre des Activités de Secrétariat
– Apporter un support à la Directrice Générale pour les travaux de saisie, de classement du courrier et de gestion de l’agenda ;
– Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.
– Recevoir et assurer la diffusion des courriers « arrivés » : Correspondances, Factures
– Recevoir et répondre aux appels téléphoniques, faire le filtrage et la transmission ;
– Effectuer la rédaction des courriers à la signature de la Directrice Générale et rédiger les notes à partir de consignes orales ou manuscrites ;
– Accueillir & installer les visiteurs de la Directrice Générale ;
– Transmettre aux différents Services les instructions de la Directrice Générale ;
– Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la Directrice Générale ;
– Organiser les déplacements professionnels de la Directrice Générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, demande de visa, préparation de documents…) ;
– Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées, s’assurer de la préparation de la salle, Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
– Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de la Directrice Générale ;
– Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Directrice Générale;;
– Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail des collaborateurs directs de la Directrice Générale ;
– renouvellement de l’assurance de la flotte automobile de l’entreprise
– Gérer le stock de matériel (Carnet bon de commande ; EPI etc) dans le magasin/bureau de la Directrice Générale ;

b) ACTIVITES D’ADMINISTRATION GENERALE
– Gérer les Ressources Humaines ;
– Valider prioritairement tous documents administratifs (demande de permission, congés, contrat et maintenir le tableau de présence)

C) ACTIVITES TECHNIQUES
– préparation des dossiers techniques des appels d’offres Nationales et internationales
Suivie de l’évolution des dossiers DAO

Profil du poste

a. Connaissances
Ce poste requiert de bonnes connaissances en :
• Grande Culture Générale ;
• Organisation de l’Entreprise, de sa Culture interne et des Usages établis ;
• Communication Interpersonnelle ;
• Techniques d’accueil ;
• Techniques de Prise de Notes ;
• Techniques Rédactionnelles ;
• Communication Orale ;
• Communication Interne ;
• Classement Electronique et Physique
• La pratique de l’informatique et de l’Internet est une nécessité à ce poste ;
• Bonne connaissance de la communication (Digitale) ;
-La pratique de l’informatique et de l’Internet est une nécessité à ce poste.

b .Formation
BAC+2 où 3 en Lettre moderne, Communication, Secrétariat, markéting, ressources humaines, administration etc. ou autre diplôme équivalent
c .Expériences professionnelles
Une expérience professionnelle réussie d’au moins sept-dix (5-10 ans) ans à un poste similaire.
d. Qualités requises
• Total disponibilité
• Sens des Relations Publiques
• Rigueur
• Capacité de rétention
• Disponibilité
• Ouverture d’esprit
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Bonne présentation
• Sens de l’organisation (Gestion des priorités)
• Capacité d’adaptation
• Probité morale
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pressions
• Esprit d’initiative
• Proactivité
• Sceau de la Confidentialité
• Sens de la Communication
 Très bon sens de l’archivage
Dossiers de candidature

Dossiers de candidature

Envoyez votre CV à l’adresse suivante: abniahci@abniah.com