ASSISTANTE DE DIRECTION ET CAISSIERE

CI-HBS recrute ASSISTANTE DE DIRECTION ET CAISSIERE

Description du poste

Assurer le secrétariat du DG et Responsables de Service

I. Gestion administrative
1. Gestion de l’agenda du Directeur Général
2. Accueillir, informer et orienter les visiteurs
3. Gestion du courrier en liaison avec le Directeur
4. Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports,
convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
5. Assurer le lien des avec les autres départements
6. Réalisation de mailing
7. Trier et distribuer les lettres, les courriels, documents et colis
8. Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants et les télécopies et conserver des enregistrements si nécessaire
9. Réceptionner et décharger les factures fournisseurs
10. Assurer l’envoi des bons de commandes par mail aux fournisseurs;
11. Assurer la gestion des demandes de réservation de titre de transport, hôtes et toutes autres démarches en rapport aux missions des Responsables de Service
12. Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations des Responsables de Service
13. Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
(réunions chefs de département et services…)

II. Gestion de la caisse
1. Tenir la caisse et le journal de caisse ;
2. Effectuer les décaissements ;
3. Remplir le journal de caisse et suivre le solde, en lien avec le RAF et le DG ;
4. Contrôler le solde de la caisse ;
Effectuer le rapprochement de caisse mensuel en lien avec le Responsable Administratif et Comptable

NB : Liste d’activités non exhaustive pouvant être modifiée ou complétée selon les besoins du Directeur.

Profil du poste

Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une entreprise
? Connaissance générale des techniques de gestion administrative et du secrétariat
? Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…)
? Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
? Bonnes capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
? Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
? Capacité à adapter son discours à son interlocuteur.
? Forte capacité de persuasion et excellente expression orale
? Etre organiser
? Respecter la hiérarchie
? La promptitude
? Bonne gestion du stress
? Aptitude à travailler en équipe
? Discrétion

Dossiers de candidature

Envoyer votre CV et lettre de motivation à : recrutement@ci-hbs.com
www.ci-hbs.com
Tél : (+225) 27 22 55 33 91

• Niveau(x): BAC+2
• Expérience: 2 ans
• Lieu: ABIDJAN
• Date de publication: 03/10/2024
• Date limite: 15/10/2024