ASSISTANTE DE DIRECTION D’UN CABINET DE FORMATION

Le CABINET IBI GROUP est un cabinet de formation et activités diverses situé à Abidjan Cocody Riviera Palmeraie.

Le cabinet forme dans plusieurs domaines tels que :

👉 L’entrepreneuriat,

👉 Finance comptabilité et gestion,

👉 Audit,

👉 Management,

👉 Gestion de projet,

👉 QHSE,

👉 Marketing,

👉 Communication,

👉 Gestion Commerciale,

👉 Développement personnel,

👉 Informatique,

👉 Internet et TIC,

👉 Logistique et transport,

👉 Logiciel de gestion,

👉 ETC …

➡️➡️ Missions :

👉 L’assistante de direction est rattachée à la Direction générale.

👉 Elle assure les tâches polyvalentes d’assistante pour le Directeur général.

👉 Elle assure également la gestion administrative et logistique des formations et rencontres.

👉 L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.

👉 Elle organise et programme les formations en présentiel et en ligne

👉 Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale.

👉 Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

👉 Elle prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions en interne comme en externe.

➡️➡️ Activités :

👉 Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

👉 Assurer les prises de rendez-vous

👉 Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques

👉 Suivre la circulation des parapheurs

👉 Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances

👉 Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser

👉 Traiter et diffuser des informations internes et externes

👉 Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

👉 Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

👉 Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions

👉 Prendre en charge des aspects logistiques de la direction (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)

👉 Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

👉 Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

👉 Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative

👉 Classer, pré-archiver les documents

👉 Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administrative

👉 Participer à l’organisation d’événements internes et externe de l’entreprise.

👉 Suivre certains dossiers commerciaux

👉 Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions

👉 Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations

👉 Vérifier la régularité des réunions : quorum ….

👉 Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser, finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés

👉 Suivre le prestataire de prise de notes

➡️➡️ Connaissances :

👉 Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.

👉 Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

👉 Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

👉 Maitrise de la rédaction de Terme de référence

👉 Maitrise du processus de la formation (Avant – Pendant – Après)

👉 Maitrise de l’anglais (Un atout )

➡️➡️ Compétences opérationnelles :

👉 Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale

👉 Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail

👉 Sens des priorités

👉 Sens de l’organisation

👉 Capacité à prendre des initiatives

👉 Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique

👉 Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence

👉 Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs

➡️➡️ Savoir être :

👉 Discrétion
👉 Très bon sens relationnel
👉 Calme
👉 Autonome
👉 Accueillante
👉 Capacité d’anticipation
👉 Force de proposition
👉 Sens de l’écoute
👉 Sens du service public

➡️➡️ Recrutement :

Ce poste est à pourvoir courant juin 2023.

Il est ouvert à toutes femmes ayant les compétences requises dans le cadre d’un CDD de trois mois renouvelable.

➡️➡️ Domaine de formation souhaité :

Être titulaire d’un diplôme de BAC+2/3 en Secrétariat, gestion administrative, ressources humaines et communication.

➡️➡️ Expérience : Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans un cabinet de formation

➡️➡️ Candidature :

Transmettre CV avec photo et lettre de motivation à recrutement@intermark-business.com et recrutement.ibigroup@gmail.com