Assistante de Direction Bilingue

Assistante de Direction Bilingue
MISSIONS

Sous l’autorité du Directeur Général, vous aurez en charge :

• Assister le Directeur Général afin d’optimiser la gestion de son emploi du temps (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil …) ;
• Classer par ordre de priorité les courriers du Directeur et les archiver si nécessaire ;
• Préparer, classer et ranger les dossiers dont le Directeur a besoin pour ses séances de travail de la journée ;
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’entreprise ;
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées (annuaire et organigramme institutionnel) ;
• Constitution et préparation de dossiers ;
• Assurer le lien avec les services ;
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus ;
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

COMPETENCES NECESSAIRES

• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Avoir une bonne présentation physique ;
• Avoir une fluidité dans l’expression ;
• Force de proposition ;
• Sens de la confidentialité et de l’écoute ;
• Sens des priorités et de discrétion ;
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• Capacité à s’adapter aux changements, faire face à des situations d’urgence.

PROFIL DU POSTE

• Avoir un Bac +2/5 assistanat de Direction, administration d’entreprise ou équivalent ;
• Avoir une bonne expérience professionnelle d’au moins 1 an à un poste similaire;
• Avoir un bon niveau en Anglais.