Assistante de Direction – Ambassade

Missions : Assistante de Direction

• Accueillir les visiteurs de l’ambassadeur.
• Obtention de rendez-vous pour l’ambassadeur. Capacité d’éloquence et de négociation
• Filtrer des appels téléphoniques.
• Organiser le planning de visites, réunions, et de cérémonies de l’ambassadeur.
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.)
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
• Organiser des déplacements professionnels
• Garder une mise à jour permanente des bases de données (VIP ; Listings)
• Préparer et organiser des réunions
• Saisir des documents numériques
• Réaliser la gestion administrative du courrier
•  Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

Profil recherché :
De formation Bac + 4
Avoir + de 10 ans d’expérience à un poste d’Assistante de Haut Responsable Public ou Privé.
Etre de bonne moralité avec un casier judiciaire vierge
N’avoir aucune appartenance politique.

Compétences :

• Outils bureautiques (Word ; Excel ; Powerpoint Minimum)
• Gestion administrative (Absences des collaborateurs ; arrêts maladies ; congés ; assurances maladie.)
• Normes rédactionnelles et haute capacité de rédaction (grammaire; orthographe; style)
• Sténographie (optionnel)
• Méthode de classement et d’archivage
• Modalités d’accueil ; Connaissance du protocole
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseaux sociaux …)
• Veille informationnelle.
• Organisation d’évènements et protocole.