ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste – ASSISTANTE DE DIRECTION

MISSIONS
• Apporter un support à la Directrice Générale pour les travaux de saisie, de classement du courrier et de gestion de l’agenda ;
• Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie (organisation de réunions ou/et de missions) qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.
Sous le contrôle direct de la Directrice Générale, la titulaire du poste est chargée de :

a) ACTIVITES TECHNIQUES

• Au Titre des Activités de Secrétariat
– Apporter un support à la Directrice Générale pour les travaux de saisie, de classement du courrier et de gestion de l’agenda ;
– Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie (organisation de réunions ou/et de missions) qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.
– Recevoir et assurer la diffusion des courriers « arrivés » : Correspondances, Factures
– Recevoir et répondre aux appels téléphoniques, faire le filtrage et la transmission ;
– Effectuer la rédaction des courriers à la signature de la Directrice Générale et rédiger les notes à partir de consignes orales ou manuscrites ;
– Accueillir & installer les visiteurs de la Directrice Générale ;
– Transmettre aux différents Services les instructions de la Directrice Générale ;
– Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la Directrice Générale ;
– Gérer la collation et s’assurer de sa disponibilité.
– Organiser les déplacements professionnels de la Directrice Générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;
– Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées, s’assurer de la préparation de la salle, Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
– Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de la Directrice Générale ;
– Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Directrice Générale;
– Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de la Co-Gérante ;
– Traduire les documents du français en anglais et vice-versa ;
– Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Directrice Générale;
– Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail des collaborateurs directs de la Directrice Générale ;
– Se tenir informé des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction ;
– Assurer l’interface avec des interlocuteurs tant internes, qu’externes y compris à l’étranger.
– Gérer le stock de matériel (Carnet bon de commande ; EPI etc) dans le magasin/bureau de la Directrice Générale ;
– Participer à l’élaboration des plaquettes commerciales de l’entreprise et assurer le stock ;
– Organiser et procéder à la confection des gadgets de fin d’année (Agendas, Bloc-notes etc) en coordination avec la Directrice Générale, le service achats et le service commercial.

b) ACTIVITES D’ADMINISTRATION GENERALE

– Participer à la fixation et à la négociation de ses objectifs (annuels ou ponctuels) clairs et mesurables avec la Directrice Générale ;
– Participer à son évaluation de ses performances avec la Directrice Générale ;
– Renforcer ses capacités opérationnelles à travers les sessions de formation organisées par le Service des Ressources Humaines ;
– Valider prioritairement tous documents administratifs (demande de permission, congés,…) par son Supérieur Hiérarchique ;
– Participer à des réunions périodiques pour échanger sur les éventuels dysfonctionnements des différentes Directions, proposer des actions correctives ;
– Rendre compte continuellement de tous les faits et opérations exceptionnels à la Directrice Générale.

Profil du poste

a. Connaissances
Ce poste requiert de bonnes connaissances en :
• Grande Culture Générale ;
• Organisation de l’Entreprise, de sa Culture interne et des Usages établis ;
• Communication Interpersonnelle ;
• Techniques d’accueil ;
• Techniques de Prise de Notes ;
• Techniques Rédactionnelles ;
• Communication Orale ;
• Communication Interne ;
• Très bonne notion en anglais ;
• Classement Electronique et Physique
• La pratique de l’informatique et de l’Internet est une nécessité à ce poste ;
• Bonne connaissance de la communication (Digitale) ;
• Une notion en anglais ;
-La pratique de l’informatique et de l’Internet est une nécessité à ce poste.

b .Formation
BAC+3 en Lettre moderne, Communication, Secrétariat, markéting, ressources humaines, administration etc. ou autre diplôme équivalent

c .Expériences professionnelles
Une expérience professionnelle réussie d’au moins sept-dix (7-10 ans) ans à un poste similaire.

d. Qualités requises
• Total disponibilité
• Sens des Relations Publiques
• Rigueur
• Capacité de rétention
• Disponibilité
• Ouverture d’esprit
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Bonne présentation
• Sens de l’organisation (Gestion des priorités)
• Capacité d’adaptation
• Probité morale
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pressions
• Esprit d’initiative
• Proactivité
• Sceau de la Confidentialité
• Sens de la Communication
 Très bon sens de l’archivage

Dossiers de candidature

Envoyez votre CV à l’adresse suivante:
recrutement@exceliam.com

• Métier(s): Communication, Marketing, Ressources Humaines , Secrétariat
• Niveau(x): BAC+3
• Expérience: 7 ans
• Lieu: Côte d’Ivoire
• Date de publication: 01/06/2023
• Date limite: 12/06/2023