ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Description du poste- ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Eagle Capital est une Société A Responsabilité Limitée, spécialisée dans la formation sur le marché boursier international (FOREX) et national (BRVM). Elle est composée de professionnels en finance de marché et gestion d’actifs financiers.
Eagle Capital exerce une activité mixte, son activité principale consiste en des prestations intellectuelles et techniques requérant des qualifications professionnelles en finance. Son activité secondaire consiste en la production et vente de supports et biens mobiliers.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
Le poste sera rattaché à la Direction générale.

MISSION
• Accueillir et identifier les intervenants extérieurs (clients, visiteurs, coursiers);
• Filtrer les appels, transmettre les communications ou mettre en attente;
• Prendre des messages, renseigner toute personne qui le souhaite sur l’entreprise;
• Assurer des travaux de secrétariat, tels que réception et la distribution du courrier, la prise de rendez-vous, le rendez-vous, le rangement de documents administratifs;
• Coordonner le travail de la Directrice Générale (gestion d’agenda, des Rendez-Vous) ;
• Assurer le suivi des décisions de la direction et les procédures internes ;
• Assurer la gestion du courrier;
• Organiser les réunions et les évènements internes ;
• Gérer les stocks de fournitures de bureau ;
• Exécuter toute autre tâche.

Profil du poste
RESPONSABILITES ET PRINCIPALES FONCTIONS
Les principales responsabilités du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

• Faire des points de rappel (par mail, appel, message…) à la directrice de ses différents rdv, appels à effectuer, réunions à honorer….
• Organiser les rdv de la directrice en tenant à sa disposition tous les documents importants pour ces rdv ;
• Faire le point sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer ;
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service à l’ensemble du personnel ;
• Suivre la liste de présence, gérer les absences des collaborateurs ;
• Organiser les déplacements (voyages à l’intérieur ou à l’extérieur du pays) du responsable, de collaborateurs (Visas, Hôtels……) ;
• S’occuper de l’accueil et le séjour des visiteurs de la Direction Générale dans un cadre professionnel ;
• Rédiger les courriers administratifs ;
• Préparer les différentes réunions ;
• Elaborer des comptes rendus des différentes réunions;
• Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs;
• Assurer la tenue de l’ensemble des dossiers administratifs;
• Chargée de la gestion des stocks de fournitures de bureau.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES ET QUALITES
• Aisance rédactionnelle pour rédiger tout type de courrier;
• Disponibilité, patience et capacité d’écoute pour recueillir toutes les attentes clients ;
• Discrétion, efficacité ;
• Analyse et gestion des demandes d’information ;
• Capacité d’organisation ;
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Méthodes de classement et d’archivage ;
• Excellente expression orale ;
• Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;
• Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…

Dossiers de candidature
Dossier de candidature à transmettre par mail à l’adresse :
infos.eaglecapital@gmail.com (curriculum vitae et prétention salariale)
NB: Prière mettre en objet : ” Assistante Administrative “