Assistante Administrative – BAC+2 ou 3 – 350.000 F CFA

Recrutement d’une Assistante Administrative

Missions et Tâches Principales
50% SERVICES GENERAUX (Gestion Equipe Chauffeur, Suivi Parc Auto, Gestion Salles Et Matériels De Bureau)
• Organiser le programme journalier des courses et Pick up
• S’assurer de la disponibilité des chauffeurs, procéder aux autorisations d’absences (permissions, planning congés…) et les transmettre au service RH
• Gérer la flotte de véhicules, s’assurer de la disponibilité des véhicules de remplacement ou location et de l’effectivité des réparations, vidanges et révision des véhicules
• Planifier les entrées au garage des véhicules et l’affectation des véhicules de remplacement
• Etablir les bons de commande, les révisions véhicules
• Effectuer le suivi de la traçabilité des véhicules (GPRS)

• Assurer les réservations outlook des salles de réunions ainsi que la bonne tenue des équipements, salles de réunions et bureaux
• Gérer l’organisation administrative des formations et diverses activités
• Procéder à la déclaration des éventuelles défaillances de divers matériels de bureaux,
• Consulter les prix, les demandes d’achats et réceptionner les équipements et fournitures de bureaux
• Exécuter toutes autres activités concourant à la bonne marche de l’administration
30% Gestion des Voyages (VISA, accueil, réservations, transport et prise en charge des demandeurs)
• Recevoir la demande de visite approuvée par le service concerné (période, durée, hôtel, règlement, confirmation)
• Effectuer la demande de réservation et autres documents (confirmation hôtel, prise en charge, lettre d’invitation, prorogation Visa, ordre de mission)
• Effectuer la transmission des documents au demandeur de Visa (documents légaux, Cargill information security sheet, Cargill safety instructions, …)
• Etablir le <>, reservation repas cantine, le tableau récapitulatif des arrivées et informer le poste de garde et la cantine du programme hebdomadaire des arrivées visiteurs
20% GESTION DES COURRIERS, FACTURES, DOCUMENTS ET ENVOIS DHL
• Réaliser la mise en forme des ourriers et note, soumettre à validation puis soumettre à validation au service RH pour affichage
• Recevoir les courriers destinés aux société extérieurs, les enregistrer, puis les remettre aux chauffeurs pour transmission

Profil
Bac + 2 ou 3 – Bonne maitrise de la langue anglaise
• Expérience : 3 à 4 ans
• Maitrise de logiciels et les outils outlook (Excel, Word, PowerPoint)
• Être courtois et s’exprimer aisément
• Savoir garder son sang-froid en toutes situations
• Savoir travailler rapidement et sous pression, prendre des initiatives et avoir une bonne organisation
• être intègre, rigoureux, volontaire, avoir l’esprit d’équipe, de patience, être travailleur et disponible

Salaire : 350.000 F CFA
NB: être disponible immédiatement, ceci est pour un intérim de deux(02) mois.
CV, [email protected]

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