01 Assistant(e) Grants et Communication

A propos du poste

L’assistant-e Grants et Communication travaillera sous la direction du Coordonnateur Grants et est responsable de la tenue à jour de tous les fichiers des projets ; de l’appui aux programmes/projets par la distribution des documents de proposition et des subventions ; d’aider à l’élaboration de propositions ; et de programmer et organiser des réunions régulières sur les subventions. L’assistant-e Grants et Communication appuiera le Coordonnateur des subventions à assurer le respect par tous les programmes,des règles contractuelles des bailleurs de fond, en particulier en termes de communication et visibilité.

Responsabilités

Sous la supervision du Coordonnateur Grants, il/elle sera chargé-e de :

Gestion des subventions :

• S’assurer de l’archivage de tous les documents liés aux projets en support papier et numérique.
• Assurer le ‘lead’ sur la préparation et le suivi des points d’action des réunions de suivi et analyse mensuelles.
• Apporter un appui au Coordonnateur de suivi-évaluation en soutenant les réunions du cycle de projet (PCM) pour les subventions, y compris les réunions d’ouverture, de mise en œuvre et de clôture, et assurer un suivi approprié de toutes les questions soulevées.
• Aider à la préparation des visites bailleurs, de contrôle externe, des examens et des audits, ainsi que des évaluations intersites, et y participer le cas échéant.
• Soutenir les programmes dans la préparation des matériaux de communication et de visibilité pour chaque projet, tout en assurant leur conformité avec les règles contractuelles des bailleurs de fond.
• Assister le gestionnaire des subventions dans la compilation et la revue de rapports à soumettre aux bailleurs.

Communication :

•  Travailler avec les équipes programmes, ainsi que l’équipe communication et plaidoyer au niveau de la région, pour produire les documents de communication d’IRC Côte d’Ivoire.
• Produire et actualiser les outils de communication (rapport annuel, newsletters (internes et externes), agenda annuel, carte de voeux, brochures, plaquettes, factsheets, affiches, Panneaux de visibilité, Kakemono, Diplôme de reconnaissance, etc.).
• Participer à la mise à jour de la page internet rescue.org dédiée à la Côte d’Ivoire (publication des actualités, coordination des traductions).
• Gérer les comptes des réseaux sociaux mettant en avant les activités de IRC Côte d’Ivoire.
• Gérer la base de données de l’ensemble des photos prises sur le terrain en collaboration avec les programmes et les chauffeurs.
• Gérer les relations publiques pour IRC Côte d’Ivoire (revues de presse, communication avec les médias, assurer la couverture médiatique des évènements IRC Côte d’Ivoire).
• Renforcer les capacités au besoin du personnel sur la visibilité et la photographie.

Profil

• Bac + 2/3 en Communication, Marketing ou Sciences Sociales.
• Expérience de travail d’au moins deux ans à un post similaire dans une organisation internationale non-gouvernementale.
• Excellente maitrise de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et capacité avérée à produire et éditer des documents sous la pression des délais.
• Excellentes capacités organisationnelles et prise d’initiatives.
• Capacité à travailler en équipe et en coordination avec plusieurs personnes sur une activité.
• Aptitude à donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respecter des délais courts.
• Esprit de synthèse requis.
• Bonne maitrise des logiciels de mise en page (QuarkXpress, Adobe InDesign).
• Connaissance de design et de traitement d’images (Adobe Illustrator, Adobe Photoshop).
• Connaissance des prises de vue (Photo, vidéo).
• Connaissance du processus d’impression.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Connaissance pratique de l’anglais.
• Excellentes compétences en communication et d’excellentes qualités relationnelles.
• Capacité et volonté d’effectuer des déplacements à l’intérieur du pays.

IRC soutient la diversité, promeut la politique du genre et offre des possibilités de perfectionnement professionnel à travers :

• Le renforcement des capacités à travers les programmes de formation COMPASS et NAVIGATOR
• La création du groupe des femmes au travail (Women at Work Group) : ce groupe dispose d’un budget et travaille sur des activités visait le développement du leadership féminin, à l’autonomisation des femmes et au développement de condition favorable à leur épanouissement et à l’adéquation de leur vie et vie professionnelle privée (prise en charge de la nounou lors des missions)
• Le soutien et l’appui de toute l’Organisation à travers sa politique en faveur de la réduction des inégalités de Genre
• Les cadres d’échanges et de concertation créés pour améliorer les conditions de la femme au travail et dans son milieu social
• L’organisation accorde une importance particulière au leadership féminin et encourage fortement les candidatures féminines.

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