EXCELIAM recrute ASSISTANT ADJOINT

Description du poste  – ASSISTANT ADJOINT

Sous le contrôle direct de la Directrice Générale, la titulaire du poste est chargée de :
– Apporter un support à la Directrice Générale pour les travaux de saisie, de classement du courrier et de gestion de l’agenda ;
– Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie (organisation de réunions ou/et de missions) qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.
– Recevoir et assurer la diffusion des courriers « arrivés » : Correspondances, Factures
– Recevoir et répondre aux appels téléphoniques, faire le filtrage et la transmission ;
– Effectuer la rédaction des courriers à la signature de la Directrice Générale et rédiger les notes à partir de consignes orales ou manuscrites ;
– Accueillir & installer les visiteurs de la Directrice Générale ;
– Transmettre aux différents Services les instructions de la Directrice Générale ;
– Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la Directrice Générale ;
– Organiser les déplacements professionnels de la Directrice Générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;
– Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées, s’assurer de la préparation de la salle, Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
– Assurer l’interface avec des interlocuteurs tant internes, qu’externes y compris à l’étranger.
– Gérer le stock de matériel (Carnet bon de commande ; EPI etc) dans le magasin/bureau de la Directrice Générale ;
– Participer à l’élaboration des plaquettes commerciales de l’entreprise et assurer le stock ;
– Organiser et procéder à la confection des gadgets de fin d’année (Agendas, Bloc-notes etc) en coordination avec la Directrice Générale, le service achats et le service commercial.

Profil du poste

a. Connaissances
Ce poste requiert de bonnes connaissances en :
• Grande Culture Générale ;
• Organisation de l’Entreprise, de sa Culture interne et des Usages établis ;
• Communication Interpersonnelle ;
• Techniques d’accueil ;
• Techniques de Prise de Notes ;
• Techniques Rédactionnelles ;
• Communication Orale ;
• Communication Interne ;
• Classement Electronique et Physique
• La pratique de l’informatique et de l’Internet est une nécessité à ce poste ;
• Bonne connaissance de la communication (Digitale);

b .Formation
BAC+3 en Lettre moderne, Communication, Secrétariat, markéting, administration etc. ou autre diplôme équivalent
c .Expériences professionnelles
Une expérience professionnelle réussie d’au moins sept-dix (01-02 ans) ans à un poste similaire.
d. Qualités requises
• Total disponibilité
• Sens des Relations Publiques
• Rigueur
• Capacité de rétention
• Disponibilité
• Ouverture d’esprit
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Bonne présentation
• Sens de l’organisation (Gestion des priorités)
• Capacité d’adaptation
• Probité morale
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pressions
• Esprit d’initiative

NB: Résider en ZONE SUD serait l’idéal

Dossiers de candidature

Envoyez votre CV à l’adresse suivante: recrurtement@exceliam.com

• Type d’offre : Emploi
• Métier(s): Commerce et Administration des Entreprises, Communication, Marketing
• Niveau(x): BAC+3
• Expérience: 2 ans
• Lieu: Côte d’Ivoire
• Date de publication: 25/07/2023
• Date limite: 07/08/2023