Médecins Sans Frontières recrute Assistant·e gestionnaires des Voyages

ASSISTANT·E GESTIONNAIRE DES VOYAGES

🏢 Organisation

Médecins Sans Frontières recrute Assistant·e gestionnaires des Voyages

🎯 Missions

Sous la supervision du Gestionnaire des voyages, l’Assistant·e gestionnaires des Voyages est responsable de la gestion opérationnelle de la mobilité du personnel terrain. Il/elle veille au bon déroulement des déplacements liés aux missions et assure la conformité de l’ensemble des documents administratifs nécessaires (visas, titres de séjour pour le personnel du siège, etc.).

📌 Responsabilités principales

Gestion des déplacements du Personnel Mobile International (IMS)

Départs en mission (collaborateurs et familles)

• Contribuer à faciliter le départ à l’étranger des collaborateurs et de leurs familles en organisant leur transport et leur hébergement.

• Vérifier la faisabilité du départ (visas, validation médicale, délais, etc.).

• Contrôler la cohérence des informations fournies et corriger si nécessaire.

• Gérer les demandes de visas nécessaires.

• Réserver les déplacements (vols, trains, bus, hôtels, lounges, etc.) selon le Mémo voyages.

• Analyser les risques liés aux déplacements et proposer des solutions alternatives.

• Veiller à ce que le voyageur dispose de tous les documents et informations nécessaires.

• Transmettre les informations d’arrivée à la coordination.

• Fournir un accompagnement proactif et adapté, en lien avec les parties prenantes clés.

Retours de mission

• Déclencher le processus de retour dès réception de la fiche retour.

• Gérer les visas nécessaires pour débriefings, formations ou transits au siège.

• Réserver les voyages (vols, trains, hôtels, etc.) tout en optimisant coûts, trajets et confort.

• Évaluer les risques liés aux déplacements et proposer des solutions alternatives.

• Transmettre les informations de retour de mission à la coordination.

• Offrir un accompagnement attentif et proactif.

Gestion administrative des titres et documents de séjour du personnel du siège

• Suivre et renouveler les titres de séjour et autres documents administratifs.

• Constituer et gérer les dossiers liés aux cartes spéciales du MAE et autres documents officiels.

• Mettre en place un suivi rigoureux des dates de validité.

• Collaborer avec ministères et autorités locales pour la conformité.

Gestion des hébergements

• Collaborer avec Facilities Management pour répartir et réserver les hébergements.

• Soutenir l’organisation des réunions, ateliers et séminaires du siège (ARO, MAP, Mini-MAP, etc.).

Suivis et reporting

• Suivre les coûts liés aux visas et assurer la traçabilité des dépenses.

• Maintenir à jour les fichiers de suivi relatifs aux matchings, aux cartes spéciales, et au tableau des mouvements.

• Contribuer à l’élaboration de rapports périodiques.

🎓 Pré-requis du poste

Formation

• Bac +2 / Bac +3 minimum en Gestion administrative, Logistique, Tourisme, Commerce international ou équivalent.

• Formation complémentaire en mobilité internationale ou transit est un atout.

Compétences

• Connaissance des procédures de voyages internationaux (réservations, visas, formalités).

• Compréhension des aspects légaux liés aux titres de séjour et visas.

Aptitudes

• Organisation, rigueur et gestion des priorités.

• Orientation service et accompagnement professionnel des collaborateurs.

• Excellente communication et travail en équipe.

• Proactivité et anticipation des problèmes liés aux déplacements.

Expériences professionnelles requises

• Minimum 1 an d’expérience pertinente (mobilité internationale, voyages, administration du personnel, logistique).

• Expérience dans ONG internationale, agence de voyages, multinationale ou structure à forte mobilité internationale valorisée.

• Connaissance des procédures administratives liées aux visas, titres de séjour et documents de voyage.

• Expérience dans la gestion des relations avec prestataires (agences, compagnies aériennes, hôtels, autorités).

Connaissances linguistiques et informatiques

• Niveau professionnel en Français et Anglais (atout).

• Suite Office (Word, Excel, PowerPoint).

⚖️ Politique de recrutement

MSF offre des opportunités de recrutement équitables sans discrimination.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

📅 Date limite

14 Septembre 2025 à 18h00 GMT.
⚠️ En raison de l’urgence, des propositions peuvent être faites avant la date de clôture.

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