STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION

PME Consulting Group, cabinet spécialisé en ressources humaines et en assistance à l’insertion professionnelle, recherche UN(E) STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION. Réalisez avec nos conseillers emploi expert RH une expérience enrichissante pour dynamiser votre carrière pour votre stage pratique ou votre emploi.

Notre mission : vous propulser vers le succès. Nous offrons une expertise en optimisation de profil candidat, avec des approches de coaching et d’accompagnement sur mesure. Nous mettons en avant votre candidature auprès des entreprises pour vous aider à décrocher des entretiens et maximiser vos chances d’embauche. Nos conseillers emploi sont là pour vous préparer et vous guider vers la réussite. Au cas où vous êtes Intéressé(e) par cette opportunité, envoyez votre CV à : cvpemium@pmeconsultingroup.com

Informations sur le poste pour votre insertion professionnelle.

• Lieu de travail : Abidjan, Côte d’Ivoire
• Date d’expiration : 30 juillet 2024
• Niveau de poste : Junior | Jeune diplômé
• Secteur d’activité : Produits et services RH
• Niveau d’étude (diplôme) : Bac +2 – Licence – Master en Assistanat de direction, Ressources Humaines, Communication, ou tout autre diplôme équivalent.
• Expériences professionnelles : Une expérience professionnelle réussie de 1 à 2 ans à un poste similaire.
• Type de contrat : Stage – stage pré-emploi – emploi – mission.
• Mode de sélection : Évaluation de profil – optimisation du CV – recommandation en entreprise.

Sous le contrôle de la direction de l’entreprise cliente, la ou le titulaire au poste devra être capable de réaliser les missions et les tâches suivantes :

Missions et tâches

• Accueil des visiteurs et gestion des appels téléphoniques :

• • Accueillir les visiteurs de manière professionnelle.
  • Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les rediriger vers les services concernés.
  • Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires appropriés.

• Gestion de la boîte e-mail et du courrier :

• • Surveiller la boîte e-mail de l’entreprise et répondre aux demandes.
  • Trier et distribuer le courrier aux différents départements.

• Tenue du registre des visiteurs :

• • Maintenir un registre des visiteurs et des personnes rencontrées.
  • Appliquer les protocoles de sécurité en demandant une pièce d’identité nécessaire.

• Gestion des salles de réunion :

• • Planifier et coordonner les réservations des salles de réunion.
  • Assurer que les salles de réunion sont préparées avant chaque réunion.

• Assistance administrative générale :

• • Apporter un soutien administratif aux différentes équipes au besoin.
  • Aider à la préparation de documents de travail.

• Réalisation de propositions commerciales :

• • Préparer des offres personnalisées en collaboration avec les équipes internes.
  • Communiquer initialement, suivre et relancer : entrer en contact avec les prospects et assurer un suivi régulier pour maintenir l’intérêt et répondre à leurs questions.
  • Analyser les résultats : évaluer l’efficacité des actions de prospection en mesurant les taux de conversion et en ajustant la stratégie en conséquence.

• Gestion des comptes clients :

• • Assurer le suivi des comptes et garantir la satisfaction continue.

• Gestion administrative et rédaction de rapports d’activité :

• • Organiser son poste et son temps de travail dans le respect des procédures de l’entreprise.
  • Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion.
  • Produire tous types de documents à l’aide de logiciels adaptés.
  • Relancer les factures impayées.
  • Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale.
  • Recenser les besoins en consommables et gérer les stocks.
  • Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit.
  • Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes.
  • Effectuer les rapprochements bancaires mensuels.
  • Accueillir des clients internes et externes.
  • Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau.
  • Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens.
  • Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques.
  • Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules).
  • Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d’optimiser le partage.
  • Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe et les restituer.

Compétences et qualités requises

• Compétences techniques :

• • Maîtrise des systèmes téléphoniques : savoir utiliser un standard téléphonique, transférer des appels.
  • Compétences informatiques de base : utilisation des logiciels de traitement de texte, tableurs, et de logiciels de messagerie.
  • Gestion de l’agenda : capacité à organiser des rendez-vous et des réunions.
  • Excellentes compétences en communication : capacité à communiquer de manière professionnelle, à l’écrit et à l’oral.
  • Discrétion et confidentialité : capacité à gérer des informations avec discrétion et confidentialité.
  • Gestion du stress : aptitude à rester calme et professionnel.
  • Polyvalence : capacité à s’adapter aux changements.
  • Apparence professionnelle : présentation soignée et professionnelle avec les visiteurs.
  • Esprit d’équipe : capacité à collaborer.

• Connaissances informatiques :

• • Maîtrise des logiciels de bureau : utilisation de logiciels de traitement de texte tels que Microsoft Word et Excel.
  • Systèmes de messagerie électronique : utilisation de logiciels de gestion des e-mails professionnels.
  • Systèmes de gestion d’agenda : familiarité avec l’utilisation de logiciels de gestion d’agenda pour des rendez-vous et des réunions.
  • Connaissance des outils de communication en entreprise : capacité à utiliser des outils de communication tels que Microsoft Teams, Zoom.
  • Utilisation de logiciels de standard téléphonique : apprentissage de la manière de gérer un standard téléphonique électronique, transférer des appels.
  • Navigation sur Internet : compétence dans la recherche d’informations en ligne.

• Qualités personnelles :

• • Sens de la communication
  • Sens de l’écoute
  • Bonne présentation
  • Sens de l’organisation
  • Capacité d’adaptation
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à travailler sous pression
  • Proactivité

Pour des informations sur nos services d’assistance et d’accompagnement vers une insertion professionnelle réussie, contactez-nous au (+225) 07 79 45 70 08.

PME Consulting Group

• RECRUTEMENT – PRÉSÉLECTION – FORMATION
• COACHING – SUIVI DE CANDIDATURES – ASSISTANCE PLACEMENT
• ASSISTANCES RH – ACTIONS COMMERCIALES – MARKETING

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